Notulen zo snel mogelijk uitwerken na de vergadering

Een goede notulist kan luisteren en samenvatten als de beste. Maar het kortetermijngeheugen van mensen is beperkt. Zij vergeten snel wat er gezegd en afgesproken is. Daarom moet de notulist niet te lang wachten met het uitwerken en versturen van notulen.

Notuleren wordt vaak als een saaie taak gezien, maar het is juist een belangrijk onderdeel van een vergadering. Notulen zorgen voor duidelijkheid voor aanwezigen én afwezigen, vormen een stok achter de deur voor het opvolgen van actiepunten en zijn een handig naslagwerk voor collega’s. Voor het notuleren (artikel) alleen zijn al bepaalde kwaliteiten nodig, maar vooral het uitwerken van notulen is een flinke klus.

Niet te lang wachten met het uitwerken   

Tijdens de vergadering moet de notulist proberen al zoveel mogelijk aantekeningen te maken, door bijvoorbeeld steekwoorden of korte zinnen te gebruiken. Het is belangrijk dat de notulist niet te lang wacht met het uitwerken van de notulen (artikel). Het is voor hem verstandig om dit binnen één of twee dagen na de vergadering te doen, want dan zitten de besproken onderwerpen nog vers in het geheugen en weet hij beter wie wat gezegd heeft. Om de notulen uit te werken kan de notulist het beste een rustige werkplek zoeken waar hij niet continu onderbroken wordt door collega’s, de telefoon die direct overgaat of e-mails die in de inbox binnenstromen.

Een duidelijke deadline voor het versturen van notulen

Als de notulist te lang wacht met het uitwerken van zijn aantekeningen, kan hij belangrijke details uit de vergadering vergeten. Het is daarom van belang dat de voorzitter van de vergadering een duidelijke deadline geeft voor het versturen van de notulen. Bovendien is de kans kleiner dat collega’s belangrijke actiepunten vergeten als de notulen snel verstuurd zijn. Het kan ook helpen om de vergadering op te nemen, maar het moet dan wel voor iedereen duidelijk zijn dat het opgenomen wordt.

Notulen laten uitwerken door/met AI

AI kan op diverse manieren helpen bij het uitwerken van notulen. Zo zijn er AI-tools die gesproken woord automatisch kunnen omzetten in tekst. Andere AI-modellen kunnen de notulen samenvatten of structureren. Daarnaast is AI in staat om actiepunten, deadlines en verantwoordelijkheden te achterhalen. Je kunt tijd besparen door AI in te zetten en de opmaak van de notulen blijft hetzelfde. Het is hierbij wel erg belangrijk om de privacy- en veiligheidsvoorwaarden van de AI-tools te controleren. Je wilt niet dat privacygevoelige informatie van de organisatie openbaar wordt gemaakt.