Bespaar inkt en papier met deze printtips

Het is geen geitenwollensokkenstandpunt meer dat werknemers zuinig moeten omspringen met printspullen. Keken organisaties vroeger niet op een printje meer of minder, bezuinigen is nu de norm. Dat is in dit geval positief: het leidt tevens tot besparingen.

Maak gebruik van de volgende tips om te bezuinigen op de printuitgaven en het milieu te sparen (tool). Een eerste tip is om werknemers de inkt of toner zo ver als mogelijk op te laten gebruiken. Verwissel een cartridge niet meteen na het signaal dat de printer bijna leeg is. Vaak komt zo’n seintje al als er nog 10% van de printstof aanwezig is, zodat de werknemer alvast een nieuwe kan bestellen. Maar dan is de printcartridge dus nog niet leeg: er kunnen dan nog heel wat afdrukken mee gemaakt worden (bij een tonercartridge voor drieduizend pagina’s nog wel driehonderd). Pas als de afdrukken strepen, vlekken, vage plekken of andere onnauwkeurigheden gaan vertonen, is het tijd om in te grijpen.

Cartridge verwisselen uitstellen

Ook in dat geval is het niet altijd meteen nodig om de cartridge te verwisselen. Werknemers kunnen het definitief omruilen nog een tijdje uitstellen door de cartridge een beetje te schudden en opnieuw in het apparaat te plaatsen. Zo wringen ze nog heel wat extra printjes uit de vulling. Met inktpatronen is deze methode minder succesvol dan met tonercartridges. Houd in deze fase wel de nieuwe cartridge paraat, want als de afdrukken definitief lelijk worden en schudden niet meer helpt, moet er toch echt een nieuwe vulling in.

Vervangen van één cartridge

Het signaal dat waarschuwt voor een (bijna) lege cartridge met kleurstof heeft vaak tot gevolg dat werknemers helemaal niet meer kunnen printen. Maar het betekent lang niet altijd, zelfs meestal niet, dat álle cartridges leeg zijn. Meestal betreft het maar één kleur: vaak de kleur die zij het meeste gebruiken, bijvoorbeeld omdat die nu eenmaal vaak in de afdrukken voorkomt vanwege de huisstijl of in het soort afbeeldingen dat zij afdrukken. Soms is het mogelijk om alleen die ene cartridge te vervangen. Daarna kunnen ze weer een behoorlijk aantal afdrukken maken. Kijk via de beheersoftware van de printer of de andere cartridges nog goed gevuld zijn. Je kunt hier ook een programmaatje voor kopen of downloaden.

Verschillen tussen laserprinters en inktprinters

Een laatste tip is om uit te rekenen hoeveel de werknemers daadwerkelijk printen. Een laserprinter is al vanaf een redelijk klein aantal printjes voordeliger dan een inktjet, soms zelfs vele malen. Inktprinters zijn vooraf meestal goedkoper, maar duurder in gebruik door de hoge inktkosten. Mochten de werknemers niet veel printen, dan is dit de meer betaalbare optie. Inktprinters zijn ook vaak beter in het afdrukken van afbeeldingen. Maar als werknemers voornamelijk tekstdocumenten printen, is de laserprinter meestal de betere keus. Je kunt achterhalen wat het beste bij de organisatie past door de kosten per pagina uit te rekenen.