Ongepland werk kost projectmanager bijna 8 uur per week

Projectmanagers in de zakelijke dienstverlening verliezen bijna een volledige werkdag per week aan ongepland werk. Gemiddeld 28% van de totale projecttijd gaat op aan werk dat niet was ingepland. Ook sluiten de systemen waarmee organisaties werken vaak niet goed op elkaar aan.

Uit onderzoek van Vanson Bourne, dat uitgevoerd is in opdracht van Unit4, blijkt dat projectmanagers in de zakelijke dienstverlening wekelijks veel tijd verliezen aan werk dat niet vooraf is gepland of weinig waarde toevoegt. Bij 84% van de Nederlandse organisaties is de hoeveelheid ongeplande werkzaamheden vorig jaar toegenomen. Het gaat bijvoorbeeld om extra afstemming met opdrachtgevers en andere betrokkenen (54%), overbodige vergaderingen (46%), foutcorrectie en herstelwerk (44%). Ook het handmatig verzamelen of bijwerken van gegevens in diverse systemen kost tijd (44%).

Actueel totaalbeeld ontbreekt

Er ontbreekt vaak een actueel totaalbeeld van projectgegevens: 91% van de Nederlandse organisaties heeft volgens het onderzoek geen realtime overzicht. Veel organisaties (80%) proberen dat op te lossen met handmatige overzichten, bijvoorbeeld in Excel. Hoewel bijna alle ondervraagden (97%) verwachten dat AI-tools kunnen helpen bij projectbeslissingen, gebruikt slechts 24% AI op grote schaal. Unit4 stelt dat betere koppeling van project-, personeels- en financiële gegevens organisaties kan helpen om capaciteit vrij te maken, resultaten te verbeteren en marges te bewaken. Er zijn twee praktische tips:

• Breng ongepland werk in kaart. Organisaties kunnen beginnen met het bijhouden van de oorzaken van ongepland werk. Zo wordt duidelijk of bijvoorbeeld onduidelijke afspraken, wijzigingen in de opdracht of terugkerende fouten de planning verstoren. Spreek daarna af wie wijzigingen beoordeelt en hoe die gevolgen voor tijd en budget worden vastgelegd.
• Maak projectinformatie beter vindbaar. Controleer welke gegevens medewerkers nu uit verschillende systemen moeten halen. Door informatie over de voortgang, capaciteit en kosten op één plek beschikbaar te maken, kunnen projectmanagers (tool) eerder zien waar bijsturing nodig is.