Bepalende factoren communicatie OR en achterban

Om de belangen van de achterban goed te kunnen behartigen én om de bestuurder goed te kunnen informeren en adviseren, moet de OR weten wat er leeft onder de achterban. Investeren in het contact met de achterban is dus noodzakelijk om te voorkomen dat de OR belangrijke signalen mist.

De OR informeert de achterban over ontwikkelingen binnen de OR en de organisatie. Informeren is echter niet hetzelfde als communiceren. Bij informeren is er sprake van eenrichtingsverkeer: de OR licht werknemers ergens over in. Bij communiceren is sprake van uitwisseling van informatie waarbij werknemers ook feedback geven of vragen stellen. Communicatie vraagt dus om persoonlijk contact.  

OR moet communicatie afstemmen op situatie achterban

Om een goede relatie met de achterban op te bouwen, is het van belang dat de OR de juiste vorm voor de communicatie (tool) kiest. Die keuze is afhankelijk van een aantal factoren: 

• organisatiegrootte: in een kleine organisatie kunnen OR-leden proberen zoveel mogelijk persoonlijk contact te onderhouden met werknemers over hun medezeggenschapswerk, in grote organisaties is dat niet te doen; in dat geval kan de OR bijvoorbeeld bijeenkomsten organiseren voor teams of afdelingen en op die manier contact leggen met kleiner groepen werknemers. 
• werklocatie: als veel werknemers vooral op externe locaties werken of onderweg zijn naar klanten, heeft het weinig nut om mededelingen op het prikbord in de kantine te hangen; een persoonlijke e-mail is dan effectiever, ook een OR-inloopspreekuur kan een goed alternatief zijn.
• bedrijfscultuur en achtergrond van werknemers: de manier waarop de OR communiceert moet aansluiten op wat de achterban gewend is; zijn werknemers bijvoorbeeld actief op intranet en gewend om per e-mail met elkaar te communiceren, of zitten de meesten juist heel weinig achter de computer? Heerst er een overlegcultuur, of is daar juist weinig behoefte aan? Zijn de meesten gewend om veel te lezen of zijn het doeners, die niet zoveel ophebben met nieuwsbrieven bomvol informatie? Antwoorden op dit soort vragen kunnen bepalen of de OR de achterban voornamelijk bereikt door zaken op schrift te zetten of door juist interactie op te zoeken.