Goed voorbereid op OR-vergadering met duidelijke agenda

Door vooraf de agenda voor de vergadering door te sturen, kunnen OR-leden zich goed voorbereiden. Een goed uitgewerkte agenda draagt bij aan een gestructureerde vergadering waarin deelnemers niet te veel afdwalen van de agendapunten.

De OR-voorzitter is meestal degene die de OR-vergadering voorzit. Hij stelt de agenda op (tool) en vraagt de overige OR-leden om agendapunten door te mailen voor een bepaalde datum en een bepaald tijdstip. Het is handig om daarbij meteen ook te vragen naar hoeveel tijd hij moet reserveren voor het ingediende agendapunt. Daarnaast is het slim om vooraf per agendapunt het doel te bepalen: gaat het om de mening van de OR-leden, moeten de OR-leden ideeën en oplossingen aandragen of is kennisuitwisseling het doel? Vervolgens kan de voorzitter of de secretaris de agenda en eventuele bijlagen tijdig mailen aan de OR-leden.

OR-vergadering start met vaste agendapunten

Bij periodieke vergaderingen staan altijd een aantal vaste punten op de agenda. Dat zijn bij het begin van de vergadering bijvoorbeeld de volgende agendapunten:

• De vergadering openen: de voorzitter geeft met enkele welkomstwoorden het startsein.

• De agenda vaststellen: de voorzitter vraagt de OR-leden of zij akkoord gaan met de agenda. OR-leden kunnen nog een punt toevoegen. Let op: niemand heeft zich hierop kunnen voorbereiden en daarom heeft vooraf doormailen de voorkeur.

• De notulen van de vorige OR-vergadering goedkeuren: zijn de notulen duidelijk en gaan alle OR-leden akkoord?

• Ingekomen stukken en mededelingen behandelen: dit zijn meestal praktische zaken, zoals de verhindering van OR-leden.

Vaste agendapunten voor afsluiting OR-vergadering

Het middengedeelte van de agenda bestaat uit de – vaak eenmalige – inhoudelijke onderwerpen. Dit deel van de agenda geeft duidelijk weer wat het doel van de vergadering is: de OR wil door de bespreking van de inhoudelijke punten de doelstellingen behalen. De afsluiting van de vergadering kent ook weer een aantal vaste agendapunten:

• Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.): de deelnemers behandelen nieuwe punten die extra aandacht verdienen. Zo voorkomt de voorzitter afdwalen van de agenda tijdens de vergadering.

• De rondvraag: de voorzitter gaat alle aanwezige OR-leden langs voor eventuele vragen of opmerkingen.

• De plaats en het tijdstip voor de volgende vergadering worden vastgesteld.

• De voorzitter sluit officieel de vergadering.