Inhoud definitief OR-reglement deels wettelijk bepaald

Voor het vaststellen van het OR-reglement gelden een aantal regels. Deze zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Naast verplichte onderdelen zijn er nog enkele onderwerpen die de ondernemingsraad (OR) vrijwillig kan opnemen in het OR-reglement.

Medezeggenschap begint met een voorlopig OR-reglement. Hierin wordt onder andere vastgelegd hoe de OR-verkiezingen verlopen en vaak ook welke werkwijze de OR hanteert. Is de OR eenmaal geïnstalleerd, dan kan de raad het voorlopige reglement omzetten in een definitief reglement. De spelregels hiervoor staan in de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
Artikel 8 WOR bevat de belangrijkste bepalingen over het OR-reglement. In enkele andere artikelen staat verder wat de OR in zijn reglement moet regelen als het gaat over de samenstelling (artikel 6 en artikel 9 WOR), de verkiezingen (artikel 10 WOR) en de zittingstermijn (artikel 12 WOR). Artikel 14 WOR geeft een opsomming van onderwerpen die gaan over de werkwijze van de OR. Kort gezegd bestaat het OR-reglement dus uit een verkiezingsdeel en een huishoudelijk deel.

Verplichte onderwerpen in het OR-reglement

Ten aanzien van de OR-verkiezingen legt de OR in zijn reglement in ieder geval de volgende zaken vast:

• de zittingsduur van de OR;
• de kandidaatsstelling;
• de inrichting van de verkiezingen;
• de vaststelling van de verkiezingsuitslag;
• de vervulling van tussentijdse vacatures in de OR.

De huishoudelijke bepalingen gaan over de werkwijze van de OR. Zo moet de OR in zijn reglement onder meer opnemen:

• de gevallen waarin de OR bijeenkomt;
• de manier waarop de OR bijeengeroepen wordt;
• het aantal OR-leden dat minimaal aanwezig moet zijn voor een vergadering (quorum);
• hoe de OR besluiten neemt, bijvoorbeeld met gewone of gekwalificeerde meerderheden (doorslaggevende meerderheid);
• hoe het OR-secretariaat werkt;
• hoe en wanneer de OR-secretaris de agenda voor de OR-vergaderingen opstelt en bekendmaakt;
• hoe en wanneer de OR-secretaris de verslagen van de vergaderingen en de jaarverslagen bekendmaakt.

Niet verplicht, wel nuttig in het OR-reglement

Naast bovengenoemde verplichte onderwerpen kan de OR ook nog enkele niet-verplichte onderwerpen opnemen in zijn reglement. De OR mag allerlei afspraken in het OR-reglement vastleggen, zolang het maar niet in strijd is met (de geest van) de wet – met name de WOR. Denk bijvoorbeeld aan:

• de omvang van de OR;
• de kiesrechten van werknemers;
• de instelling van kiesgroepen.

Legt de OR over deze onderwerpen niets vast in zijn reglement, dan gelden de wettelijke bepalingen in de artikelen 6, 9 en 12 WOR.

Beter niet vastleggen in OR-reglement

De OR doet er verstandig aan om zijn verdere werkafspraken niet reglementair vast te leggen. Als de werkwijze tot in detail is vastgelegd, beperkt de OR namelijk zijn eigen flexibiliteit. Het wijzigen van het reglement is nu eenmaal omslachtiger dan het wijzigen van een afspraak die niet in het reglement staat.