De OR-nieuwsbrief in drie stappen

De ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt de werknemers in de organisatie. Om dit goed te kunnen doen, moet de OR de achterban informeren, de dialoog op gang brengen en input genereren. Een nieuwsbrief is hiervoor een geëigend middel. In een paar stappen kan de OR zorgen voor een aantrekkelijke nieuwsbrief.

De OR moet de achterban op de hoogte houden van zijn activiteiten. Zo moet de OR onder meer de vergaderdata en -agenda's en verslagen van vergaderingen publiceren (artikel 14 WOR), en werknemers informeren over zijn inzet en de al dan niet behaalde resultaten. Veel ondernemingsraden gebruiken een nieuwsbrief om de achterban te informeren. Om de nieuwsbrief aantrekkelijk en overzichtelijk te maken, volgt de OR de volgende drie stappen:

Stap 1: bepaal de vorm

In stap 1 bepaalt de OR hoe vaak de nieuwsbrief verschijnt. De stelregel hiervoor is: beter eens per kwartaal een sterke nieuwsbrief dan elke maand een nieuwsbrief waar weinig nieuws in staat. De nieuwsbrief heeft een pakkende titel nodig die bij de OR past. Bedenk dus eerst wat je als OR wilt uitstralen. Ook moet de OR nadenken over een vaste opmaak, met herkenbare kleuren en het gebruik van beeldmateriaal. De OR kan kiezen voor print of een digitale nieuwsbrief op intranet of via e-mail. Een combinatie kan natuurlijk ook. E-mail leent zich het beste voor nieuws tussendoor.

Stap 2: stel een schrijfplan op

In de meeste gevallen zal de OR-secretaris of de ambtelijk secretaris de nieuwsbrief schrijven. Hierbij kunnen zij input vragen van 'gespecialiseerde' OR-leden of de OR-commissies. De OR kan ook een commissie instellen voor de OR-communicatie, die dan onder meer de nieuwsbrief verzorgt. Verder is het een goed idee om de nieuwsbrief als vast agendapunt voor de OR-vergadering (artikel) te noteren. Zo besteedt de OR er structureel aandacht aan.
Om de nieuwsbrief structuur te geven, is het goed om per uitgave een plan op te stellen waarin staat welke onderwerpen aan bod komen. De onderwerpen moeten aansluiten op wat er speelt binnen de organisatie en wanneer, en wie erbij betrokken zijn.

Stap 3: bepaal de schrijfstijl

Ook de manier waarop de OR zijn boodschap brengt is van belang. Ingewikkelde en afstandelijke formuleringen nodigen niet uit tot lezen. Maak de nieuwsbrief liever wat luchtiger en persoonlijker. Zet bijvoorbeeld uitspraken of ervaringen van OR-leden in de tekst of in de kop. Dat trekt de aandacht en kan herkenbaar zijn voor de lezers, of zet eens een interview met een OR-lid in de nieuwsbrief. In het algemeen geldt: hoe vlotter, actiever en kernachtiger de nieuwsbrief is geschreven, hoe beter de achterban de nieuwsbrief zal lezen (artikel).

Vaste onderdelen van de OR-nieuwsbrief

In de nieuwsbrief komt onder meer te staan welke resultaten de OR heeft behaald. Daar hoeft de OR niet bescheiden in te zijn. Door het delen van zijn successen vergoot de OR immers de betrokkenheid van zijn achterban. Daarnaast kan de OR de nieuwsbrief gebruiken om vooruit te blikken op wat er de komende periode staat te gebeuren of om de achterban om hun mening te vragen. Een goede nieuwsbrief bevat ook een colofon. Hierin vermeldt de OR de namen en functies van alle OR-leden en hoe zij te bereiken zijn. Dan voldoet de OR meteen aan de wettelijke verplichting van artikel 11, lid 2 WOR.