Professionele OR stuurt e-mail zonder fouten

De ondernemingsraad moet natuurlijk professioneel overkomen. Maar elk OR-lid heeft een andere stijl in het beantwoorden van e-mails. Bij het versturen van een e-mail wordt er vaak niet gecontroleerd op typefouten. U komt als OR niet overtuigend over als er spelfouten in uw e-mail staan, vooral als het om een belangrijke mededeling of verzoek gaat. Spreek daarom af om altijd gebruik te maken van de spellingscontrole van Outlook.

Het staat erg professioneel als uw e-mail aansluit op de huisstijl van uw OR. Spreek in de OR af welk lettertype u in e-mails gebruikt en maak standaardteksten voor de ontvangstbevestiging, afwezigheidsmelding en automatische handtekening. Zet ook de automatische spellingscontrole aan. Die optie vindt u als volgt in Outlook:

• Als u Outlook heeft geopend ziet u boven in het menu de optie ‘Extra' staan, waarop u moet klikken.
• In het menu dat uitklapt, klikt u op ‘Opties'.
• Het scherm dat verschijnt heeft een tabblad ‘Spelling' waarop u moet klikken.
• Vervolgens kiest u op de optie ‘Altijd spelling controleren voor verzenden' en 'Toepassen'.

Iedere keer als u op ‘Verzenden' klikt, gaat de spellingscontrole aan. Als u een spelfout heeft gemaakt bij het schrijven van de e-mail, krijgt u een melding van de woorden die niet goed gespeld zijn. De spellingscontrole gaat sowieso ieder woord met u langs, waarbij u eenvoudig de fouten kunt herstellen. U kunt ook kiezen voor ‘Eenmaal negeren' en ‘Alles negeren'. Gaat het om een e-mail waarbij het niet zo erg is als de ontvanger een spelfoutje tegenkomt, kunt u ook voor de optie ‘Annuleren' kiezen. U krijgt dan alleen nog de vraag of u zeker weet dat u de e-mail wilt versturen zonder spellingscontrole.