Alleen steekproef bij nieuwe kostenvergoeding

Onder de ‘oude’ regels voor vergoedingen en verstrekkingen moet u soms een steekproef uitvoeren als werknemers een vaste kostenvergoeding ontvangen. Deze steekproef hoeft u alleen uit te voeren als de belastinginspecteur daarom vraagt. Onder de werkkostenregeling moet u in principe altijd een steekproef doen. Voor bestaande afspraken over kostenvergoedingen is nu echter een uitzondering gemaakt.

Onder de werkkostenregeling (WKR) bent u in principe verplicht om vooraf een steekproef uit te voeren. Dat is nodig om te bewijzen dat de vergoede kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Er is nu echter een uitzondering gemaakt voor bestaande vaste kostenvergoedingen, zoals de reiskostenvergoeding. Bij een overstap naar de WKR hoeft u dan niet alsnog een steekproef te doen. Dat is wel zo prettig, want het zou u heel veel werk kosten om maandenlang van al uw werknemers OV-bewijzen en kilometerregistraties te moeten verzamelen om te bewijzen dat de reiskostenvergoeding terecht is. 

Steekproef bij nieuwe vergoeding

Binnen de werkkostenregeling moet u vooraf een steekproef uitvoeren voor nieuwe vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen (zoals de eerste € 0,19 per zakelijke kilometer) en intermediaire kosten (alle kosten die werknemers voorschieten en later vergoed krijgen). Bij intermediaire kosten kunt u bijvoorbeeld denken aan de kosten die een werknemer maakt voor een terugkerende, maandelijkse zakenlunch met klanten. 

Overige vergoedingen belast

Andere vergoedingen behoren tot het loon en zijn in principe volledig belast. Het is nog wel mogelijk om deze vergoedingen onder te brengen in de vrije ruimte. Deze vrije ruimte is 1,4% van de totale fiscale loonsom binnen uw organisatie. Vergoedingen die in de vrije ruimte vallen, kunt u onbelast aan de werknemer vergoeden. Over het meerdere betaalt u een eindheffing van 80%.