Kostenvergoedingen uitsplitsen op loonstrook

Vanaf 1 januari 2016 moet uw organisatie op de loonstrook van de werknemers specifiek aangeven uit welke bedragen dit loon is samengesteld. Dit betekent dat u een eventuele kostenvergoeding moet uitsplitsen.

Volgens de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) moet uw organisatie vanaf 1 januari 2016 op de loonstrook niet alleen meer het loon van de werknemer vermelden, maar ook de gespecificeerde bedragen waaruit dit loon is samengesteld. Het gaat hierbij om de specificatie van kostenvergoedingen die niet naast het loon zijn overeengekomen, maar er onderdeel van zijn. De regels voor aparte kostenvergoedingen die bovenop het loon komen, veranderen niet.

Onderbouwen van de kostenvergoeding

Als u met een werknemer een brutoloon afspreekt waarvan hij ook kosten in verband met de dienstbetrekking moet betalen – zoals gereedschappen en zijn reizen van en naar het werk – moet uw organisatie op de loonstrook dus uitsplitsen welk deel van het loon de ingebouwde kostenvergoeding is. Ook moet duidelijk zijn voor welke kosten deze vergoeding precies bedoeld is. De omschrijving ‘algemene onkostenvergoeding’ is niet voldoende. De tool Tips bij het onderbouwen van een kostenvergoeding helpt u bij de specificatie van kostenvergoedingen.

Boete bij ontbreken specificatie

Ontbreekt de specificatie, dan kan Inspectie SZW niet vaststellen dat uw organisatie (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon aan de werknemer heeft uitbetaald. Dat betekent dat u een boete kunt krijgen wegens onderbetaling.