Bedrijfsmailbox valt ook onder privacy

Als een werknemer langdurig ziek wordt, moet zijn werk wel gewoon doorgaan. Het is niet onlogisch dat de collega’s van de zieke werknemer dan toegang willen tot zijn zakelijke e-mailbox. Toch mogen ze niet onbeperkt in de mailbox gaan rondsnuffelen. Dat zou namelijk de privacy van de zieke werknemer schenden. En ook zakelijke e-mailboxen vallen onder de privacywetgeving.

Uw werkgever is eigenaar van alle bedrijfsinformatie. Daarom heeft hij (of een afgevaardigde) het recht om deze informatie in te zien. Maar van de Wet Bescherming Persoonsgegevens moet hij wel rekening houden met de privacy van werknemers. In deze wet is uitgewerkt hoe een goed werknemer en een goed werkgever zich op het gebied van privacy ten opzichte van elkaar moeten gedragen.

Van privémails afblijven

Om de kans te verkleinen dat collega's tijdens uw afwezigheid per ongeluk e-mails openen die niet voor hun ogen bestemd zijn, is het verstandig om één of meer privémappen aan te maken in uw mailbox.  U mag verwachten dat collega's tijdens uw ziekte van uw privémails in die mappen afblijven. Als u na uw ziekte weer op het werk komt en ziet dat er e-mails geopend zijn waarbij uit de onderwerpregel af te leiden was dat het ging om privéberichten, kunt u de verantwoordelijke collega ook aanspreken op het schenden van uw privacy.

Vooropgezet plan

U kunt als arboprofessional op dergelijke kwesties vooruitlopen. Het is een goed idee om een protocol te ontwikkelen voor wat er moet gebeuren met de zakelijke mailbox als een werknemer ziek wordt. Als u de regels voor uw organisatie vastlegt, weet iedere werknemer wat er gebeurt met zijn mailbox in zijn afwezigheid.