Begin het nieuwe jaar met opgeruimde inbox

Dat e-mail veel tijd opslokt, mag duidelijk zijn. Werknemers klikken gemiddeld maar liefst zes keer op een e-mail, voordat deze naar de map Afgehandeld kan worden verplaatst. Zonde van de tijd. Dat moet u terug zien te brengen tot één keer.

Zodra u merkt dat u een bericht meerdere keren heeft aangeklikt voordat het naar de map Afgehandeld wordt verplaatst, is het tijd om actie te nemen. Uit onderzoek in opdracht van Microsoft zou blijken dat e-mail voor 68% van de werknemers in het MKB het belangrijkste communicatiemiddel is. 72% geeft aan zo’n 25 e-mails per dag te ontvangen en 66% heeft het gevoel binnen een dag te moeten reageren. Zonde dus, als u daar veel tijd mee verliest. Als u nu begint met reorganiseren van uw e-mail in Outlook, kunt u het nieuwe jaar misschien met een schone inbox (tool) beginnen. Daarvoor moet u wel een paar radicale stappen zetten.

Tips voor reorganiseren inbox

• Reageer niet direct op alle e-mails
  Niet alle e-mail hoeft u meteen te beantwoorden. Doe dat alleen als u het binnen twee minuten kunt afhandelen. De rest verplaatst u naar een map met te nemen acties. Kies twee tot vier momenten per dag om mail af te handelen.
• Pas altijd de onderwerpregel aan
  Onderwerpregels van e-mails die u ontvangt zijn niet altijd duidelijk of logisch. Gelukkig kunt u ze gewoon veranderen. Geef aan wat u met de e-mail moet doen, dan ziet u in één oogopslag welke actie vereist is, zonder dat u de e-mail weer moet openen.
• Beperk het aantal mappen tot drie
  Deze actie vergt enige voorbereiding, want het lijkt onmogelijk. Toch kan het vaak wel. Maak bijvoorbeeld een map met Te nemen acties, een map met Wachten op antwoord en een map Afgehandeld. Nummer de mappen en geef daarmee de volgorde van belangrijkheid aan.