11.3 Bewaarplicht

Bij het einde van een dienstverband met een werknemer moet uw onderneming goed in de gaten houden wanneer u welke gegevens precies weg mag of moet gooien.

Minimaal

basisgegevens

zeven jaar

Voor de zogenoemde basisgegevens – waar de loonadministratie onderdeel van is – heeft uw onderneming een fiscale bewaarplicht van zeven jaar nadat de stukken hun actualiteitswaarde hebben verloren. Die bewaartermijn geldt ook voor de persoonsgegevens van de werknemer en de afspraken rond zijn salaris en arbeidsvoorwaarden.

Verder bent u verplicht om formulieren met de gegevens voor de loonheffingen (of loonbelastingverklaringen), kopieën van identiteitsbewijzen, tewerkstellingsvergunningen en kopieën van door werknemers aangeleverde beschikkingen of verklaringen minstens vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking te bewaren. Deze bewaarplicht geldt ook voor oude formulieren met de gegevens voor de loonheffingen die u inmiddels heeft vervangen door nieuwe exemplaren.

Voor een concurrentiebeding, relatiebeding en studiekostenbeding geldt dat u dit moet bewaren zolang het beding nog van kracht is.

Maximaal

verwijderen

Uw onderneming mag sommige gegevens nog slechts een bepaalde periode na uitdiensttreding bewaren. Persoonsgegevens die u niet meer nodig heeft en die niet onder de genoemde fiscale bewaarplicht vallen, moet u zo spoedig mogelijk uit uw administratie verwijderen.

twee jaar

Verder mag u de officiële administratie rond het ontslag, de arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarop, (kopieën van) documenten bij het behalen van trainingen en cursussen, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en verzuimgegevens niet langer dan twee jaar na het einde van het dienstverband bewaren, tenzij de werknemer hier toestemming voor geeft.

Bepaalde gegevens mag u langer bewaren als die bijvoorbeeld nodig zijn in een lopende rechtszaak.