1.3 Praktische afhandeling uitdiensttreding
Naast de regels die spelen om een rechtsgeldig ontslag tot stand te brengen en de financiële en fiscale kant van uitdiensttreding, spelen er ook diverse praktische zaken die goed moeten worden afgehandeld.
Ook het afscheid op zich vraagt om aandacht. Hoe worden collega’s op de hoogte gesteld, wordt er iets voor de vertrekkende werknemer georganiseerd? Eén en ander kan afhangen van de verstandhouding, werkzame periode en reden van uitdiensttreding.
Inleveren
toegang
Denk bij de praktische zaken rond uitdiensttreding bijvoorbeeld aan het inleveren van de sleutel of toegangspas tot de werkplek door de vertrekkende werknemer, zijn parkeerkaart en creditcard van de zaak. Ook moet de toegang van de werknemer tot de applicaties van uw onderneming worden opgeheven.
blijven gebruiken
En als de werknemer tijdens het dienstverband de beschikking had over zaken als een laptop, mobiele telefoon of auto van de zaak – eventueel inclusief tankpas – zal hij die voor vertrek ook moeten inleveren. Als hij de auto van de zaak misschien mag blijven gebruiken of voor een leuke prijs kan overnemen, zult u dit fiscaal op de juiste manier moeten verwerken.
Getuigschrift
Verder kan het zijn dat uw onderneming een getuigschrift voor de vertrekkende werknemer moet opstellen.
Uw onderneming hoeft werknemers alleen een getuigschrift te verstrekken als zij u daarom vragen. Als dit gewenst is, moeten werknemers hun verzoek om een getuigschrift binnen een halfjaar na uitdiensttreding doen.
In een getuigschrift moet u onder andere de volgende gegevens opnemen:
- de periode dat de werknemer bij uw onderneming heeft gewerkt;
- zijn arbeidsduur per dag of week;
- de aard van zijn werkzaamheden;
- hoe de werknemer heeft gefunctioneerd (alleen vermelden op verzoek van de werknemer);
- hoe de dienstbetrekking is geëindigd (alleen vermelden op verzoek van de werknemer).
niet te positief of negatief
De vertrekkende werknemer kan uw onderneming eventueel vragen om aanvullingen en verbeteringen op het getuigschrift aan te brengen. Het is overigens niet de bedoeling dat u het getuigschrift bewust te positief of te negatief weergeeft. Uw onderneming kan namelijk zelfs schadeplichtig worden als de werknemer of zijn nieuwe werkgever schade lijdt door de onjuiste weergave van zaken in het door u opgestelde getuigschrift.
Afmelden
abonnementen
Verder zult u het einde van het dienstverband in de loonaangifte moeten verwerken en de werknemer moeten afmelden bij instanties als pensioenuitvoerder en verzekeringsmaatschappij. Deze kant van de afhandeling van een uitdiensttreding komt in hoofdstuk 11 aan bod.
U zult ook eventuele abonnementen die de werknemer via uw onderneming op zijn naam had lopen – denk aan een krant of vakblad – moeten stopzetten of op naam van een andere werknemer laten overzetten.