Opruimactie kan u flink geld kosten

Bent u van plan om in de zomer uw archief eens lekker op te schonen, dan is het handig om niet al te rigoureus te werk te gaan. Gooit u per ongeluk belangrijke bedrijfsgegevens weg, dan kunnen de kosten aardig in de papieren lopen. Zeker als de Belastingdienst dit ontdekt bij een boekenonderzoek. Archiveert u digitaal, maak dan regelmatig een backup van uw bestanden!

Volgens de wettelijke bewaarplicht moet u gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing minimaal zeven jaar bewaren. Als de stukken gaan over uw bedrijfspand of ander onroerend goed, is deze termijn zelfs tien jaar! Deze termijn begint pas te lopen in het jaar dat gegevens geen actualiteitswaarde meer hebben. De inspecteur kan u een forse geldboete – en in het uiterste geval zelfs een gevangenisstraf – opleggen als bedrijfsgegevens bij een boekenonderzoek ontbreken in uw administratie. Vernietigt u dus stukken die u alleen op papier heeft, dan is dit een extra reden om goed te controleren of dit document wel weg mag. Een digitaal archiveringsysteem is dus geen overbodige luxe! Zorg er dan alleen wel voor dat u de software waarmee u deze documenten kunt lezen ook beschikbaar houdt.

Oude afspraken bewaren

Naast het gevaar van een fiscale boete, kan een al te enthousiaste opschoonactie de inning van achterstallige bedragen moeilijk maken. Als u bijvoorbeeld in het verleden afspraken met een debiteur heeft gemaakt over afwijkingen op uw betalingscondities, moet u dit wel kunnen bewijzen.