1.3 Debiteurenbeleid

doel

Het risico dat een klant niet betaalt, is nooit 100% uit te sluiten. Uw onderneming kan het risico wel verkleinen door een duidelijk debiteurenbeleid te formuleren. Het doel van het debiteurenbeheer is tweeledig:

systematische aanpak

Het betalingsgedrag van klanten kan sterk verschillen. Naast de klanten die standaard op tijd betalen, blijft er altijd een groep notoire wanbetalers bestaan. Met een systematische aanpak laat uw onderneming zien dat er niet met haar valt te sollen en dat ze werk maakt van het debiteurenbeleid. Uw klanten weten zo precies waar zij aan toe zijn.

1.3.1 Risicocategorieën

problemen

Als eerste stap van een gestroomlijnd debiteurenbeleid zet u voor uw onderneming alle mogelijke problemen en risico’s betreffende de debiteuren op een rijtje. Denk aan een indeling in risicocategorieën (bijvoorbeeld gebaseerd op de betaalhistorie) en de bestedingslimieten (gebaseerd op bijvoorbeeld de informatie van kredietbureaus).

Betalingsherinnering

uitvoerbaar

Het debiteurenbeleid is niet alleen een kwestie van formuleren, het moet in de praktijk uitvoerbaar zijn. Het uitstippelen van debiteurenbeleid betekent niet dat uw onderneming geen enkel risico meer loopt. Dankzij goed debiteurenbeleid heeft uw onderneming wel invloed op de hoogte van die risico’s. En niet onbelangrijk: u zit er bovenop wanneer er sprake is van een betalingsachterstand.

1.3.2 Einddoel debiteurenbeleid

op tijd betalen

individuele gevallen

U wilt uiteindelijk dat de klant de factuur op tijd betaalt. Hoe u dit vormgeeft, is afhankelijk van de bedrijfscultuur, de omvang van uw onderneming, de branche en het afzetkanaal. Het debiteurenbeleid dat u voert, moet dus bij uw onderneming passen. Het is sowieso verstandig om een bandbreedte aan te houden om bij individuele gevallen af te kunnen wijken van het beleid. Een oplossingsgerichte aanpak kan bij de klanten goodwill kweken waardoor ze sneller geneigd zijn te betalen.

1.3.3 Wettelijke regels

omgangs-normen

Bij het bepalen van het debiteurenbeleid bent u gebonden aan de wettelijke regels. Deze regels komen verderop in het dossier uitgebreid aan de orde. Een regel die eigenlijk gewoon een kwestie van normale omgangsnormen is, is dat een debiteur die in verzuim is een schriftelijke aanmaning krijgt. Hij is in verzuim door bijvoorbeeld het verstrijken van de betalingstermijn of door het ontvangen van een ingebrekestelling waarna de betaling vervolgens uitblijft.

Incassotraject

consumenten

Sinds 1 juli 2012 is de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten van toepassing (Wet Incassokosten). In deze wet zijn het incassotraject en de hoogte van de incassokosten geregeld (zie hoofdstuk 7). Doet uw onderneming zaken met consumenten, dan is deze wet bindend. Met zakelijke klanten kunt u andere afspraken vastleggen in de algemene voorwaarden of in de overeenkomst.