6.1 Administratie en boekhouding
basisgegevens
De boekhouding of financiële administratie geeft inzicht in de financiële situatie van je organisatie en biedt de mogelijkheid om zaken te verantwoorden en de organisatie zo goed mogelijk te laten functioneren. Je organisatie is bovendien wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren waarin bezittingen, schulden, vorderingen en verplichtingen transparant en eerlijk vastleggen. Daarnaast moet je de basisgegevens van je administratie minimaal zeven jaar bewaren. Deze basisgegevens zijn in ieder geval:
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- het grootboek;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
De KvK beschikt over allerlei tools om grip te houden op de debiteuren- en crediteurenadministratie.
6.1.1 Debiteurenadministratie
debiteuren-beheer
stroomschema
Klantrelaties zijn goud waard. Zeker als de klanten op tijd betalen. Klanten die niet op tijd betalen zorgen vaak voor cashflowproblemen en onzekerheid. Met een strak debiteurenbeheer en een overzichtelijke debiteurenadministratie houd je grip op de financiën. Wil je weten hoe je dat doet? Gebruik dan het stroomschema ‘Van offerte naar geld op je rekening’ en het stappenplan ‘Klant betaalt factuur niet’ van de KvK. Op rendement.nl/fadossier vind je ook een handige tool voor de opzet en uitvoering van een debiteurenbeleid.
(Krediet)check
Handelsregister
Maar nog voor de eerste zakelijke transactie plaatsvindt, check je natuurlijk eerst wie de klant is. Gaat het om een ondernemer? Controleer dan of deze in het Handelsregister is ingeschreven. Daar zie je wie namens die klant mag tekenen en of er sprake is van een faillissement of surseance van betaling. Levert je organisatie vooral aan consumenten, dan kun je vragen om een ‘Eigen Inzage’ van het Bureau Krediet Registratie (BKR). Het BKR-register geeft een indruk van hoe de klant er financieel voor staat en of er problemen zijn waardoor de klant je factuur niet kan betalen.
Kredietbeoordelaars zoals Dun & Bradstreet Ratings en Creditsafe (voorheen Graydon) leveren gerichte bedrijfsinformatie. Deze zijn bekende partijen op het gebied van kredietregistratie van bedrijven. Bij deze partijen kun je het kredietrapport van je eigen organisatie actief beheren.
6.1.2 Crediteurenadministratie
crediteuren-beheer
facturen
wanbetaler
De aandacht van de meeste ondernemingen gaat vooral uit naar debiteurenbeheer. Crediteurenbeheer – het optimaal afstemmen van de periode tussen inkoop en betaling – wordt nog wel eens vergeten, terwijl dit een belangrijk onderdeel is van de financiële administratie. Je wilt immers weten wanneer je de binnenkomende facturen het beste kunt betalen en welke volgorde je daarbij moet hanteren. Als je op tijd betaalt of aangeeft waarom je een factuur niet wilt betalen, scheelt dat in het aantal contactmomenten met je crediteur (herinneringen, aanmaningen en dergelijke). Stel daarom een goed crediteurenbeleid op.
Betalingstermijn
Geen onderneming wil te boek staan als wanbetaler. Neemt je organisatie een product of dienst af, dan zal je daarvoor moeten betalen binnen de gestelde betalingstermijn. Deze kan per leverancier verschillen. Kijk op rendement.nl/fadossier voor alle betalingstermijnen per situatie.
Heb je vragen over debiteurenfinanciering, een kredietverzekering of het nemen van juridische stappen tegen een debiteur? Bel dan met het KvK-Adviesteam voor persoonlijk advies via telefoonnummer 088 585 22 22.
Het kiezen van een boekhoudprogramma
automatiseren
software
Een financieel softwarepakket is vaak onmisbaar voor een succesvol debiteurenbeheer en crediteurenbeheer. Zonder een goed systeem verlies je immers het overzicht over de openstaande facturen. Met gespecialiseerde boekhoudsoftware kun je het beheer van debiteuren en crediteuren voor een groot deel automatiseren. Houd bij het kiezen van een boekhoudprogramma in ieder geval rekening met de volgende aandachtspunten:
- online boekhouden;
- boekhoud-app;
- functies;
- PEPPOL-netwerk;
- overstappen;
- kosten;
- instructievideo’s.
Factuurfraude
Het is overigens niet zo dat je met de juiste software volledig kunt voorkomen dat bijvoorbeeld factuurfraude zich voordoet. Maar door gebruik te maken van de juiste functies in financiële en boekhoudsoftware kun je wel veel schade voorkomen. Op rendement.nl/fadossier vind je een checklist met functies van boekhoudsoftware die factuurfraude helpen tegengaan.