U bent hier

13. Kostenvergoedingen in de loonadministratie

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement
Publicatiedatum: november 2021

Bij de uitbetaling van kostenvergoedingen aan werknemers via de loonadministratie krijgt u te maken met diverse aspecten. Niet alleen is de fiscale behandeling ervan natuurlijk van belang, maar ook of u zo’n kostenvergoeding op de loonstrook en in de loonstaat en aangifte loonheffingen moet opnemen. En u moet zorgen dat u de te bewaren gegevens ook voldoende tijd en op de juiste plek bewaart.

altijd eind-heffings­loon

Voor het onbelast kunnen vergoeden van kosten aan werknemers waarbij in eerste instantie sprake is van (belast) loon (zie hoofdstuk 1) moet u de kostenvergoeding altijd als eindheffingsloon aanwijzen. Als er voor de betreffende vergoeding een gerichte vrijstelling geldt, gaat dit eindheffingsloon niet ten laste van uw vrije ruimte. Geldt er geen gerichte vrijstelling, dan gaat het om regulier aangewezen eindheffingsloon dat wel vrije ruimte inneemt.

Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, levert het aangewezen eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte geen extra kosten voor uw onderneming op. Pas bij overschrijding is loonbelasting over het meerdere verschuldigd in de vorm van 80% eindheffing.

in arbeids­voorwaarden

Dat u kostenvergoedingen aan werknemers aanwijst als eindheffingsloon kan blijken uit uw administratie, uiterlijk op het genietingsmoment van de vergoeding. U kunt dit echter ook (vooraf) in de arbeidsvoorwaarden vastleggen. Hiermee maakt u aan werknemers duidelijk dat het bij het recht op betreffende kostenvergoeding om een onbelaste vergoeding gaat.

De kostenvergoedingen die u aan werknemers uitbetaalt tegelijk met hun reguliere loon, maar die geen deel van het afgesproken loon uitmaken, zult u op de loonstrook van de werknemer opnemen: Als het om een belaste vergoeding gaat, vormt deze onderdeel van het totale bedrag aan te belasten loon van de werknemer. U neemt de kostenvergoeding dan...
Een belaste kostenvergoeding neemt u op in kolom 3 van de loonstaat van de werknemer: Loon in geld. Gaat het om een voor de werknemer onbelaste kostenvergoeding, dan komt het betreffende bedrag niet in zijn loonstaat terug. De vergoeding blijft in dat geval immers buiten het bruto-nettotraject van de werknemer. Een belaste kostenvergoeding komt...
Kostenvergoedingen die (deels) belast loon vormen, moet u (deels) als loon bij de werknemer verwerken en dus voor het belaste deel opnemen in de aangifte loonheffingen. Kostenvergoedingen die gericht zijn vrijgesteld, neemt u niet op in de loonaangifte. Hierop vormt de onbelaste reiskostenvergoeding een uitzondering. In de rubriek Bedrag...
Bij het uitbetalen van kostenvergoedingen aan werknemers moet u de gegevens van die vergoedingen bewaren. Het hangt van de (afgesproken) gang van zaken binnen uw onderneming af in welke administratie dit precies moet gebeuren (zie ook paragraaf 10.2). Specifiek Voor sommige gegevens is echter specifiek aangegeven waar u deze moet bewaren. Zo moet...