8. De kunst van vergaderen

Laatst gewijzigd: mei 2021

Vergaderen wordt wel eens ‘de duurste vorm van communiceren’ genoemd. Maar binnen de vereniging ontkomt u niet aan soms lange avonden van overleg. De kunst is om de vergadering zo ordelijk en effectief mogelijk te laten verlopen. Vooral ook omdat de vergadering meestal plaatsvindt in de privétijd. Dit stelt hoge eisen aan de voorzitter. Een goed verloop van de vergadering hangt voor een groot deel af van zijn kwaliteiten als leider.

agenda

overleg

Effectief vergaderen begint met een goede voorbereiding. Dit houdt in erop letten dat de juiste mensen worden uitgenodigd en ook aanwezig zullen zijn en zorgdragen voor een heldere vergaderagenda. Die brengt structuur aan in een overleg en bevat alle punten die tijdens het overleg aan bod moeten komen. Voor een gestructureerd overleg is het belangrijk om de vergaderagenda puntsgewijs af te werken. Uiteraard moet u elk punt voorbereiden door vooraf eventuele vergaderstukken door te nemen. Zo kunt u een relevante bijdrage leveren en ook echt spijkers met koppen slaan.

8.1 De vergadering voorbereiden

De voorbereiding van de vergadering is een taak van de voorzitter, in samenwerking met de secretaris. De voorzitter stelt het doel van de vergadering en de verschillende onderdelen ervan vast in een agenda; de secretaris verzorgt het administratieve gedeelte en logistieke traject: van het prikken van een datum tot het vaststellen en gereedmaken...

8.2 De vergadering leiden

De voorzitter opent de vergadering met een welkomstwoord, herinnert de deelnemers aan het doel van de samenkomst en doet huishoudelijke mededelingen. Het goede verloop van de vergadering hangt daarna voor een groot deel af van zijn kwaliteiten als leider. Hij zal de regie in handen moeten houden en tegelijkertijd voldoende ruimte moeten bieden aan...

8.3 Na de vergadering

Er zijn voorzitters die discussies over lastige agendapunten afkappen met een welgemeend: ‘Zullen we het daar na de vergadering nog even over hebben?’ Niet doen. Besluiten over lastige kwesties moeten in de vergadering zélf worden genomen. Als dat er niet inzit, moet het, met het nodige voorwerk (‘Waarom kunnen we hierover geen besluit nemen?’),...

8.4 De bestuursvergadering

Vergaderen is voor een bestuur een vast onderdeel van de werkzaamheden binnen de vereniging. De bestuursvergadering heeft als fundament drie belangrijke pijlers: informatie verstrekken; informatie vragen; besluiten nemen. Het is verstandig om vergaderingen waarbij het bestuur of bepaalde bestuursleden aanwezig moeten zijn, ruim van tevoren vast te...

8.5 De commissievergadering

Commissievergaderingen zijn in opbouw en uitvoering niet wezenlijk anders dan bestuursvergaderingen. Hier is het de voorzitter van de commissie die de vergadering leidt. Inhoudelijk ligt de focus op het specifieke onderwerp waarvoor de commissie is opgericht. Vaak wordt in de commissievergadering overleg gevoerd over de inhoud van een agendapunt...

8.6 De algemene ledenvergadering

In hoofdstuk 3 heeft u kunnen lezen dat de algemene ledenvergadering (ALV) zowel de aanduiding is van het meest centrale orgaan van de vereniging (waarin alle leden vertegenwoordigd zijn) als de letterlijke vergadering die het verenigingsbestuur minimaal één keer per jaar bijeen moet roepen. Planning en organisatie van de ALV (of jaarvergadering)...

U bent hier