7.2 In gesprek met de klant
Als een debiteur financiële problemen heeft, is een persoonlijk gesprek te verkiezen boven een telefoongesprek of betalingsherinnering. Tijdens dit gesprek moet uw klant kunnen uitleggen wat er aan de hand is. Vraag hem zijn verhaal te onderbouwen met kwartaal-, halfjaar- of jaarcijfers. Een goedwillende klant gaat zo’n gesprek niet uit de weg.
Uit het gesprek zal blijken hoe ernstig de problemen zijn én of ze van tijdelijke aard zijn. Op basis van het gesprek kunt u nieuwe afspraken maken over hoe en wanneer de klant betaalt.
Structureel
snel actie ondernemen
faillissement
Blijkt uit het gesprek (en de cijfers) dat de financiële problemen van de debiteur structureel en in feite onoplosbaar zijn, dan moet u snel actie ondernemen. Mogelijk kan een incassoactie nog tot betaling leiden. Het aanvragen van een faillissement van de klant is een allerlaatste stap, met verstrekkende gevolgen.
Rangorde
fiscus
In dit laatste geval is het bovendien nog zeer de vraag of uw onderneming iets van het geld terugziet. In de rangorde van schuldeisers gaan de fiscus en de bank in de meeste gevallen voor op de overige debiteuren.
Houd er dus rekening mee dat de vordering ook geheel verloren kan gaan. Want zelfs als u geluk heeft, krijgt uw onderneming bij een faillissement doorgaans slechts een klein percentage van het openstaande factuurbedrag terug.
Omgaan met betalingsproblemen van klanten
oorzaak
betalings-historie
nieuwe afspraken
Als er betalingsachterstanden ontstaan, zijn er een aantal zaken die uw onderneming moet regelen:
- Zoek uit wat de oorzaak is van de uitblijvende betaling. Die oorzaak ligt misschien wel bij uw onderneming.
- Als de klant achter is met betalen, spoor hem dan snel aan tot betalen. Bepaal aan de hand van het debiteurenbeleid of uw onderneming daarbij een soepele of strenge aanpak hanteert. Kijk ook naar de betalingshistorie van een bestaande klant.
- Start zo snel mogelijk een aanmaningsprocedure (zie hoofdstuk 6). Doet uw onderneming dat niet tijdig, dan verkleint dat de kansen op succes.
- Worstelt een klant van uw onderneming met een financieel probleem, ga dan met hem in gesprek en probeer betaalafspraken te maken. Leg nieuwe afspraken schriftelijk vast en laat deze bevestigen.
- Dreig nooit met incasso zonder er daadwerkelijk toe over te gaan. Dat maakt uw onderneming ongeloofwaardig.