3. Administratie-onderdelen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: december 2023

Uw financiële administratie zorgt ervoor dat u voldoende inzicht heeft in de financiële staat van uw onderneming. Verder stelt een goede financiële administratie u in staat om tijdig in te grijpen als het niet goed gaat. Daarnaast kunt u overtuigend verantwoording van uw zakendoen afleggen, bijvoorbeeld als de Belastingdienst of de bank u daar om vraagt. Uit welke onderdelen bestaat uw financiële administratie?

bewaarplicht

Zoals u in hoofdstuk 2 kon lezen heeft uw onderneming een wettelijke administratie- en bewaarplicht. De financiële administratie van uw onderneming moet u minimaal zeven jaar bewaren. Voor sommige gegevens kan de bewaartermijn iets langer zijn. Dit is onder andere nodig voor de Belastingdienst.

Financiële administratie

verantwoording

Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en het afleggen van verantwoording daarover. De financiële administratie bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

kasadministratie (kladaantekeningen) en kassabonnen;
bankboek(afschriften);
inkoop- en verkoopadministratie: alle inkomende en uitgaande facturen;
debiteurenadministratie;
crediteurenadministratie;
voorraadadministratie;
grootboekadministratie;
loonadministratie (als u werknemers in dienst heeft);
contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
tussentijds gemaakte controleberekeningen;
correspondentie en notulen;
agenda’s en afsprakenboeken;
software en databestanden (zie hoofdstuk 7).

inrichting

rechtsvorm

De omvang en inrichting van uw administratie is sterk afhankelijk van de omvang van uw onderneming en wat voor werkzaamheden u verricht. Hoe omvangrijker en complexer uw onderneming (denk aan de gekozen rechtsvorm) is, hoe meer eisen aan de inrichting van uw administratie worden gesteld.

Een ondernemer voor de inkomstenbelasting moet voor sommige aftrekposten (zoals de zelfstandigenaftrek) een urenadministratie bijhouden. Deze posten zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat aan de onderneming (eenmanszaak, vof of maatschap) wordt besteed.

3.1 Kas en bank

De gegevens die uw kassasysteem vastlegt, vormen een belangrijk onderdeel van de administratie van uw onderneming. De gegevens uit uw kasadministratie moeten zowel voor een goede eigen bedrijfsvoering als voor het indienen van een juiste en volledige belastingaangifte betrouwbaar zijn. Eisen kasadministratie Zorg er daarom voor dat uw...

3.2 Inkomende en uitgaande facturen

De Belastingdienst verwacht dat uw onderneming een correcte facturenadministratie bijhoudt. Zoals u in paragraaf 2.5 kon lezen zijn er eisen verbonden aan het uitreiken van een factuur. 3.2.1 Verkoopfactuur In de hele Europese Unie gelden vrijwel dezelfde factuurvereisten. Voor de BTW is de factuur heilig. Zowel de verkoop- als de inkoopfacturen...

3.3 Debiteurenadministratie

Door het stopzetten van de coronasteun, de stijging van de energieprijzen en de hoge rente ligt er een forse stijging van het aantal faillissementen op de loer: 52% in 2023 en 39% in 2024. Dat is de verwachting van kredietverzekeraar Atradius. De kans is dus groot dat steeds meer debiteuren hun facturen niet of niet op tijd kunnen betalen. Een...

3.4 Crediteurenadministratie

Klanten die op tijd betalen zijn goed voor de liquiditeit van uw onderneming. Maar er valt ook nog wel wat te winnen bij de geldstroom die uw onderneming uit gaat: crediteurenbeheer. Neemt u een product of dienst af, dan zult u daarvoor moeten betalen binnen de gestelde betalingstermijn. Deze kan per leverancier verschillen. Het is dus van belang...

3.5 Voorraadadministratie

Veel ondernemingen bewaren hun producten in een opslagplaats of magazijn. Zeker in tijden van crisis wilt u zo min mogelijk kosten hiervoor maken. Daarom is voorraadbeheer van belang. Volgens de definitie uit richtlijn 220.105 van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) mag uw onderneming de volgende activa zien als voorraad: de producten die uw...

3.6 Loonadministratie

Zoals u al in hoofdstuk 2 kon lezen gelden er specifieke regels voor het bewaren van de loonadministratie. Zo staat er in de Wet op de loonbelasting dat uw onderneming een loonadministratie moet voeren en daarbij de gegevens moet administreren met betrekking tot bijvoorbeeld vrijgestelde uitkeringen, vergoedingen en verstrekkingen. Bewaarplaats...

U bent hier