1. Inleiding
Het bijhouden van een loonadministratie – ook wel salarisadministratie genoemd – is onderdeel van de administratieve verplichtingen die uw onderneming als werkgever heeft. Een goede administratie is sowieso natuurlijk in uw voordeel: zo heeft en houdt u overzicht en kunt u de lonen en loonheffingen juist berekenen. Maar rond de loonadministratie heeft u ook met vele verplichtingen te maken!
Uw loonadministratie moet onder andere garanderen dat u het juiste bedrag aan loonheffingen afdraagt, de juiste werknemersgegevens in de polisadministratie van UWV terechtkomen en dat controlerende instanties zoals de Belastingdienst inzicht kunnen hebben in de (fiscale) gang van zaken van uw onderneming. Daarom moet de administratie aan bepaalde eisen voldoen. Dit themadossier behandelt de aandachtspunten daarbij.
Voeren
Zodra een onderneming personeel in dienst neemt, moet een loonadministratie worden bijgehouden. In deze administratie legt u het financiële en fiscale reilen en zeilen rond uw werknemers vast. In hoofdstuk 2 wordt behandeld welke informatie u nodig heeft om een loonadministratie te gaan voeren en welke gegevens u er precies in moet opnemen, waarbij u bij voorkeur de inkomstenverhoudingen met werknemers als uitgangspunt neemt.
De kans is groot dat uw onderneming bij het voeren van de loonadministratie gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket. Welke aandachtspunten er bij het uitkiezen van zo’n pakket gelden, vindt u in hoofdstuk 3. Net zoals de aandachtspunten die spelen in de situatie dat uw organisatie van salarissoftware wil wisselen.
Werken volgens de privacyregels
Als werkgever beschikt uw onderneming over vele persoonsgegevens van werknemers. U moet uiteraard zorgvuldig te werk gaan met het verwerken van deze privacygevoelige gegevens en voorkomen dat ze verloren gaan of bij onbevoegde personen terechtkomen. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) regelt aan welke regels u zich precies moet houden. Zorg dat uw loonadministratie en werkwijze in lijn is met de AVG! Om te beginnen moet u een zogeheten rechtsgrond hebben voor de persoonsgegevens die u verwerkt. Daarnaast moet u bijvoorbeeld werknemers informeren over de gegevensverwerking, de toegang tot de persoonsgegevens goed beveiligen en een verwerkingsovereenkomst sluiten met een eventuele externe dienstverlener waaraan u bepaalde (administratieve) taken heeft uitbesteed.
Als onderdeel van de zogeheten basisgegevens van uw onderneming geldt er voor uw loonadministratie een fiscale bewaarplicht van zeven kalenderjaren. Voor sommige onderdelen geldt een afwijkende bewaartermijn. Het uitgangspunt daarbij is dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk. De verplichting tot het bewaren van gegevens moet controlerende instanties zoals de Belastingdienst de gelegenheid geven meerdere jaren terug in de tijd te kunnen gaan. Hoelang, waar en hoe u aan de bewaarplicht moet voldoen, leest u in hoofdstuk 11.
Verstrekken
Werknemers ontvangen in ruil voor hun werkzaamheden loon van uw onderneming. U bent verplicht om alle werknemers een specificatie van die loonbetaling te geven, schriftelijk of digitaal. In hoofdstuk 5 leest u wanneer u zo’n loonstrook moet verstrekken – dat hoeft namelijk niet per se bij elke loonbetaling te gebeuren – én welke gegevens er precies op moeten staan.
Gerelateerd aan het loon van werknemers heeft u als belangrijke verplichting het aanleggen en bijhouden van loonstaten. Loonstaten vormen het hart van uw loonadministratie, omdat ze het bruto-nettotraject van het salaris van werknemers weergeven. Welke gegevens u precies in een loonstaat moet opnemen, vindt u terug in hoofdstuk 4.
Wat u (ex-)werknemers ook moet verstrekken, is een jaaropgave. Na afloop van elk kalenderjaar zult u eraan moeten geloven. U kunt hierbij zelf uit verschillende vormen van verstrekking kiezen, zolang u de werknemers maar van alle vereiste informatie over het betreffende kalenderjaar voorziet. U leest er alles over in hoofdstuk 6.
Aangifte
Een andere belangrijke verplichting voor uw onderneming is het tijdig en juist verzorgen van de aangifte loonheffingen en betaling van het verschuldigde bedrag. U bent op tijd als de aangifte dan wel betaling (uiterlijk) op de vastgestelde deadlines bij de Belastingdienst binnen is. Hoe u precies loonaangifte kunt doen en de verschuldigde loonheffingen kunt betalen, vindt u terug in hoofdstuk 8.
Uw loonaangifte wordt op verschillende momenten aan diverse controles onderworpen. Zo’n controle kan leiden tot afwijzing van de aangifte – waardoor u opnieuw aangifte moet doen – of tot bijvoorbeeld een correctieverplichting of naheffingsaanslag (zie paragraaf 8.3).
Bij berekening van de verschuldigde premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) – beide onderdeel van de loonheffingen – moet u het voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) toepassen. En wel de grondslagaanwasmethode. Hierdoor betaalt u elk tijdvak over de aanwas van de heffingsgrondslag ten opzichte van het vorige tijdvak, en is er geen risico dat u later nog premies of bijdrage moet bijbetalen. In hoofdstuk 7 leest u hoe VCR precies werkt.
Fouten
Bij alle verplichtingen die u rond de loonheffingen heeft, is een foutje snel gemaakt. Als u een fout in de aangifte loonheffingen of loonadministratie ontdekt, moet u die corrigeren. De wijze van corrigeren van een loonaangifte is afhankelijk van of het betreffende aangiftetijdvak al is verstreken of niet en hoe u aangifte doet. Meer hierover leest u in hoofdstuk 9.
Als het de Belastingdienst is die de fout ontdekt, kan dat (onder andere) een verzuimboete tot gevolg hebben. In hoofdstuk 10 komen de boetes bij een administratief verzuim, aangifteverzuim, betaalverzuim en correctieverzuim aan bod. In hoofdstuk 10 worden ook de inleners- en ketenaansprakelijkheid behandeld. Want ook de partijen waarmee uw organisatie zaken doet, kunnen de mist ingaan. En dan kan de Belastingdienst de nog verschuldigde loonheffingen bij u komen opeisen.
Uw onderneming heeft diverse mogelijkheden om zich te beschermen tegen inleners- en ketenaansprakelijkheid. In paragraaf 10.5 vindt u die mogelijkheden: van algemene tips ter bescherming tegen aansprakelijkstelling tot volledige vrijwaring ervan.