U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Effectieve projectcommunicatie2. Hoe brieft u uw team?
Voor Organisatie & Leidinggeven

2. Hoe brieft u uw team?

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Management Rendement
Publicatiedatum: juli 2023

Nu de opdracht en de verwachtingen van de opdrachtgever duidelijk zijn, is het uw taak om de opdracht over te brengen aan uw team. Het verkeerd of onduidelijk overbrengen van de boodschap schuilt in alle communicatiemomenten, maar zéker ook in dit moment. U moet de opdracht namelijk precies aan uw team overbrengen zoals de opdrachtgever het bedoeld heeft.

rolverdeling

feedback

In het ontwikkelen en managen van een team worden doorgaans vijf fasen onderscheiden:

  • Vorming: het team wordt met enthousiasme gevormd, maar de doelen en rolverdeling zijn nog onduidelijk.
  • Storming: het is nog zoeken in het team hoe er samengewerkt gaat worden, hoe er wordt gecommuniceerd en wie welke rol op zich neemt.
  • Normaal functioneren: het team heeft zijn manier van werken gevonden en functioneert op een prettige manier.
  • Presteren: door het lerend vermogen en goede afspraken in de vormings- en stormingsfase gaat het team bovengemiddeld goed presteren.
  • Afronden en uit elkaar gaan: successen worden gevierd, teamleden geven elkaar feedback en nemen vervolgens afscheid van elkaar en van het team.

Het belangrijkste om u te realiseren is dat u bij de briefing van een projectteam in de eerste fase van teammanagement zit, óók als u al (veel) vaker met dit team gewerkt heeft.

Elke fase doorlopen

lange termijn

De vijf fasen van teamontwikkeling komen op verschillende momenten en op verschillende manieren terug in dit themadossier. In dit hoofdstuk komen de eerste twee aan bod. Het loont sowieso om ruim tijd en aandacht te besteden aan iedere fase, óók als het in eerste instantie ten koste gaat van de productiviteit van het team. U en uw teamleden willen immers waarschijnlijk zo snel mogelijk en vol enthousiasme aan de slag. Teams die alle fasen zorgvuldig doorlopen, presteren op lange termijn echter altijd beter dan teams die erg voortvarend aan de slag gaan.

Teams die de fasen níet doorlopen, zullen niet automatisch slecht of onvoldoende presteren. Teams die de fasen wél doorlopen, zullen waarschijnlijk wel beter presteren.

2.1 Vormingsfase

In de vormingsfase is er enthousiasme en motivatie in het team, maar ook nog onduidelijkheid over wat de bedoeling nu precies is. Wat is de doelstelling en het ambitieniveau? Wat zijn de grenzen? Hoe werken we samen? Voor wie of wat doen we dit? Wanneer moet het klaar zijn en welke middelen hebben we beschikbaar? Het zijn allemaal vragen die...

2.2 Stormingsfase

Als u en uw team de vormingsfase goed hebben doorlopen, komt u in de stormingsfase. U zult merken dat er geen harde overgang is, maar het is wel belangrijk dat u pas aan de volgende fase begint zodra het voor uw team volledig duidelijk is wat u van ze verwacht. Met andere woorden: teamleden moeten de boodschap zoals u die heeft overgebracht ook...