7.1 Telefonisch aanspreken
kost te veel tijd
Stel, uw onderneming verzendt honderden artikelen met een gemiddeld factuurbedrag van € 50. In dat geval kunt u achterstallige vorderingen beter niet telefonisch incasseren. Dat gaat veel te veel tijd kosten.
Belang
schriftelijk
Bij facturen met totaalbedragen van duizenden euro’s is het ook niet verstandig om voor telefonische incasso te kiezen. In dat geval is het belang van uw onderneming immers zo groot dat u beter een schriftelijk aanmaningstraject kunt opstarten en de openstaande vorderingen zo snel mogelijk uit handen kunt geven aan een incassobureau.
Efficiënter
gemiddeld factuurbedrag
Telefonische incasso kan de werkzaamheden van uw onderneming effectiever en efficiënter maken als u een groot aantal facturen verstuurt met een gemiddeld factuurbedrag tussen de € 500 en € 1.000.
Als u snel na afloop van de betalingstermijn gaat bellen en de betaling snel volgt, is het renteverlies door te late betaling voor uw onderneming beperkt.
7.1.1 Voordelen telefonisch contact
Eerst telefonisch contact werkt ook voordelig voor uw onderneming. Debiteuren vinden een telefoontje over een openstaande factuur vaak ‘vriendelijker’ dan een schriftelijke aanmaning. Een brief waarin een debiteur gesommeerd wordt te betalen, kan de debiteur storen.
Reageren
reden
Tijdens een telefoongesprek kan een klant direct reageren en aangeven wat de reden is voor het niet betalen van de factuur. Of hij kan aangeven dat hij nog niet in staat is te betalen, maar dat hij dit nu op zeer korte termijn zal doen.
Krijgt u een boze reactie op uw telefoontje, blijf dan beleefd en leg op rustige toon uit dat de klant de gemaakte afspraken niet nakomt.
7.1.2 Zwarte lijst voor wanbetalers
structureel
procederen
Uw onderneming kan besluiten om een zwarte lijst te maken voor klanten die structureel niet of te laat betalen. Zo’n lijst kan ook van pas komen als een afnemer uitsluitend kleine bestellingen plaatst, waarvan het totaalbedrag te klein is om over te procederen. Sommige afnemers maken er immers een sport van om van de ene naar de andere leverancier te ‘hoppen’, steeds kleine bestellingen te plaatsen en deze nooit te betalen. In grotere ondernemingen volgen creditmanagers deze lieden op de voet.
Actualisering
betalings-gedrag
vooruitbetaling
Uiteraard vraagt zo’n zwarte lijst regelmatige actualisering. Als een klant zijn betalingsgedrag inmiddels heeft verbeterd, mag hij verwachten dat zijn naam van de lijst wordt gehaald. Als tussenoplossing kunt u besluiten om klanten op de lijst niet geheel in de ban te doen, maar uitsluitend te leveren bij vooruitbetaling.