2. Wat moet u, wat wilt u en wat kunt u?

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: april 2020

Zoals u in hoofdstuk 1 al kon lezen, is archiveren het beheren van uw administratie op zo’n manier dat u aan de wettelijke regels voldoet. Om slim te archiveren, moet u om te beginnen eerst weten welke archiefwaardige gegevens u in handen heeft, waar u ze kunt vinden, wat de inhoudelijke kwaliteit ervan is en wat ze voor uw organisatie betekenen. Maar hoe krijgt u grip op alle acties die hiervoor nodig zijn?

opslag

levensduur

Een archief is meer dan een digitale of fysieke plek van opslag. Het is een werkwijze die betrekking heeft op hoe u in het algemeen omgaat met uw documenten en de archiefwaardige gegevens die daarin zijn te vinden. Archiveren is dus relevant voor de gehele levensduur van uw administratie: van het moment dat u een document creëert of ontvangt tot aan het moment dat u het definitief vernietigt.

2.1 Archivering als werkwijze

Om meer inzicht te krijgen in de weg die uw archiefwaardige gegevens afleggen, ziet u op de volgende pagina de levensloop van uw gegevens. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen actieve gegevens en passieve gegevens. Actieve gegevens: Actieve gegevens hebben te maken met lopende zaken. Denk aan een nieuw document dat net is ontvangen, opgesteld...

2.2 De spiegel van de lange termijn

Maar hoe zorgt u ervoor dat de gegevens aan de kwaliteits- eisen (blijven) voldoen? Met andere woorden: hoe zorgt u ervoor dat u uw archiefwaardige gegevens op het juiste moment en in de juiste vorm archiveert? De sleutel tot een succesvol archiveringsproces is vooruitdenken. Ken uw organisatie en neem regelmatig de tijd om vooruit te denken!...

2.3 Ken uw proces

In de praktijk wordt vaak een set aan gegevens of een specifiek systeem als startpunt gekozen voor archivering. Toch vormen werkprocessen een beter uitgangspunt, want ze zijn van nature minder onderhevig aan verandering. Zo zal een werknemer meestal minder fouten maken als het voor hem duidelijk is hoe hij een bepaald proces moet uitvoeren, en hij...

2.4 Ken uw uitzonderingen

Informatie binnen uw organisatie is nooit persoonlijk eigendom als het procesgebonden informatie betreft. Toch blijkt uit onderzoek dat veel informatiedragers en systemen wel degelijk egodocumenten of andere informatie bevatten die toebehoren aan een individu. Denk hierbij aan: familiefoto’s en video’s; persoonlijke correspondentie met relaties,...

2.5 Ken uw systemen

Naast kennis van de processen en mogelijke uitzonderingen is het ook belangrijk om vooraf te weten in welke applicaties en op welke informatiedragers de informatie is opgeslagen en wordt beheerd. Informatiedragers moet u hierbij in de breedste zin van het woord zien; alles kan een informatiedrager zijn. Opnieuw helpt het hier om de werkprocessen...

2.6 Denk vooruit: planning en rolverdeling

Vaak kiezen organisaties ervoor om slechts één of twee keer per jaar een archiveringsslag uit te voeren op hun informatie. De meest geschikte momenten lijken hiervoor de zomervakantie en de kerstvakantie. Het nadeel hiervan is dat dan juist veel werknemers op vakantie zijn en daarom niet kunnen meehelpen met de werkzaamheden. Het is beter om net...

2.7 Bijhouden en registreren

Een grote uitdaging bij het uitdenken en uitvoeren van een archiveringsstrategie is het achterstallige onderhoud dat elke organisatie heeft op de administratie van de jaren daarvoor. Dit zorgt er vaak voor dat mensen als ze archiveren de focus vooral leggen op het (nabije) verleden en er minder op gericht zijn de zaken in het heden op orde te...

U bent hier