U bent hier

Onderneming & Fiscus
…
Bewaarplicht/archiveren6. Selectief bewaren
Voor Onderneming & Fiscus

6. Selectief bewaren

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement
Publicatiedatum: april 2020

Nadat u de gegevens heeft weggegooid die u niet meer mag of hoeft te bewaren, begint pas het echte werk. U gaat al uw gegevens selectief en onveranderbaar bewaren, zodat het bewaren voldoet aan de wettelijke eisen en standaarden van een archief.

Het bewaren van gegevens is alleen niet zo simpel als het op het eerste gezicht lijkt. Praktisch betekent dit dat u een aantal stappen moet doorlopen. Ten eerste moet u bepalen:

  • Wat u weggegooit;
  • Wat u bewaart;
  • Hoelang u het bewaart.

selecteren

verloren gaan

Vervolgens is het belangrijk om te bepalen hoe dit bewaren in zijn werk gaat binnen uw organisatie. Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens in uw organisatie gedurende het proces van selecteren, bewaren en weggooien? Wie is verantwoordelijk voor het proces van selecteren, bewaren en weggooien? Het beantwoorden van dit soort vragen voorkomt dat gegevens in het archief verloren gaan of bijvoorbeeld onrechtmatig worden aangepast gedurende de bewaartermijn.

6.1 Fysiek versus digitaal bewaren

De opslag en het beheer van gegevens zijn twee belangrijke bedrijfsprocessen. Waar gaan alle gegevens die binnenkomen eigenlijk naartoe? En waar worden ze opgeslagen? 6.1.1 Wat zegt de wet? Het klinkt vanzelfsprekend dat niet alle documenten worden uitgeprint en opgeslagen in een fysiek archief en dat andersom niet alle fysieke documenten digitaal...

6.2 De impact van bewaren

In de vorige hoofdstukken is uitgebreid ingegaan op het inventariseren en weggooien van alle gegevens die niet meer nodig zijn, of waarvoor het wettelijk vereist is om deze te vernietigen. Wat overblijft wordt bewaard. Voor al deze gegevens moet u nagaan wat de wettelijke bewaartermijn is, en als die er niet is, moet u zelf een bewaartermijn...

6.3 Hoe bewaart u de gegevens?

Na de inventarisatie van wat bewaard moet blijven en hoelang, is het tijd voor het organiseren van het archiveren. Met andere woorden, hoe bewaart u de gegevens en wat is hiervoor nodig? Begin met het bepalen van het archiveringsbeleid. Daarna krijgen zaken als rollen en verantwoordelijkheden, processen en IT-systemen invulling. 6.3.1...

6.4 Archiverend van vacature naar contract

In het proces van een sollicitatie naar een arbeidscontract verwerkt uw organisatie veel persoonsgegevens over een werknemer. Maar welke gegevens mag u van kandidaten verwerken en hoelang mag u deze gegevens bewaren? En wat als u een kandidaat niet aanneemt na de sollicitatieprocedure? Mag u zijn cv bewaren voor het geval er een andere passende...

6.5 Arbo- en bedrijfsartsen en weggooien

Een werknemer meldt zich ziek. Wat mag u als werkgever allemaal vragen over het ziekteverzuim en welke gegevens mag u over het ziekteverzuim van de werknemer verzamelen en verwerken? Het verschil: bedrijfsarts en arboarts Wat is een bedrijfsarts eigenlijk? Een bedrijfsarts heeft na zijn basisopleiding tot arts een vierjarige specialisatie tot...