4. Praktijkvoorbeelden

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: april 2020

Bij het archiveren kunt u terugvallen op de in hoofdstuk 3 toegelichte basisbewaartermijnen. De praktijk is echter vaak weerbarstig. Bovendien kent het Nederlandse retentierecht allerlei bepalingen voor specifieke gevallen. Tijdens uw drukke dagelijkse werkzaamheden heeft u waarschijnlijk geen of weinig tijd om elk geval gedetailleerd uit te pluizen. Toch is het belangrijk om ook die kleine uitzonderingen goed te kennen, omdat u anders misschien de wet overtreedt.

werknemers

buiten de EU

In dit hoofdstuk passeren de meest voorkomende praktijkgevallen de revue, waar u als salarisadministrateur mee te maken kunt krijgen. Hoe gaat u bijvoorbeeld om met de gegevens van een nieuwe werknemer, een intermediair of een zelfstandige zonder personeel (zzp’er)? Wat moet u doen met gegevens van zieke werknemers of bijvoorbeeld met de papieren over loonbeslag? Hoe zit het met digitale handtekeningen? Zijn handtekeningen op ingescande documenten ook rechtsgeldig? En met welke regels moet u rekening houden als uw organisatie in andere EU-landen of zelfs buiten de Europese Unie opereert? De antwoorden op deze en andere vragen komen uitgebreid aan bod in dit hoofdstuk.

Wilt u er zeker van zijn dat u de identiteit van een nieuwe werknemer maar ook van een intermediair of zelfstandige op de juiste manier vaststelt? Gebruik dan de checklist ‘Identiteit nieuwe werknemer vaststellen’ op rendement.nl/salarisdossier.

4.1 Werknemers identificeren

Op grond van de Wet op de loonbelasting 1964 heeft u als werkgever een identificatieplicht. U moet dus de identiteit van een nieuwe werknemer vaststellen (de verificatieplicht) en een kopie van het originele en geldige identiteitsbewijs in de salarisadministratie bewaren (de bewaarplicht). 4.1.1 Verificatieplicht Het eerste onderdeel van de...

4.2 Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)

De inwerkingtreding van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) zal u zeker niet zijn ontgaan. De WAB moet het voor werkgevers aantrekkelijker maken om werknemers een vaste arbeidsovereenkomst aan te bieden. Zo betaalt uw organisatie sinds 1 januari 2020 een lagere WW-premie (2,94% in plaats van 7,94%) voor werknemers met een arbeidsovereenkomst voor...

4.3 Arbeidsbeperkte werknemers

Voor werknemers met een ziekte of arbeidsbeperking kan uw organisatie een no-riskpolis aanvragen. Deze regeling hoeft u niet vóór aanvang van het dienstverband aan te vragen en geldt meestal gedurende vijf jaar. Verlenging is alleen in bijzondere gevallen mogelijk. No-riskpolis De no-riskpolis heeft de volgende voordelen: Uw organisatie ontvangt...

4.4 Loonbeslag

U kunt ook te maken krijgen met een gerechtsdeurwaarder of invorderingsambtenaar die beslag wil leggen op het loon van een werknemer. Als werkgever bent u verplicht om mee te werken aan een loonbeslag. U moet alle papieren bewaren die over dat beslag gaan én een administratie bijhouden waaruit het volgende blijkt: wat uw organisatie aan de...

4.5 De digitale handtekening

Zoals u in hoofdstuk 3 al kon lezen, kunt u tegenwoordig veel informatie die van belang is voor de belastingheffing digitaal bewaren. Dit betekent dat u ook handtekeningen digitaal kunt verwerken. Handtekeningen stellen formeel de identiteit van de ondertekenaar vast en bevestigen daarnaast de wil van de betreffende persoon. Om digitale...

4.6 Werken met zzp’ers

Werkt u met zzp’ers? Let er dan op dat u gegevens van zzp’ers niet mag archiveren alsof het gaat om gegevens van uw personeel. Tot 1 mei 2016 was het bewaren van identificatiebewijzen van zzp’ers wettelijk verplicht. Maar als u nu een zzp’er inschakelt, mag u niet langer een kopie van zijn identiteitsbewijs maken en in uw administratie bewaren...

U bent hier