1.4 Loonadministratie
fiscaal correct verwerken
verplicht
Sowieso is een goede loonadministratie onontbeerlijk om de beloningen die werknemers uit de dienstbetrekking bij jouw onderneming ontvangen fiscaal correct te kunnen verwerken. En om aan de hand daarvan het juiste bedrag aan verschuldigde loonheffingen te kunnen berekenen. Daarnaast ben je ook verplicht om bepaalde administratieve zaken goed te regelen, want je riskeert een boete als niet aan die verplichting wordt voldaan.
Gegevens
verzoek om toepassing
Je bent in elk geval verplicht om de zogeheten gegevens voor de loonheffingen van de werknemers vast te leggen in de loonadministratie. De gegevens voor de loonheffingen van werknemers bestaan uit:
- naam en voorletters;
- burgerservicenummer (BSN);
- adres;
- postcode en woonplaats (inclusief woonland als dat niet Nederland is);
- geboortedatum;
- verzoek om toepassing van de loonheffingskorting (indien gewenst).
De werknemers moeten deze gegevens schriftelijk of digitaal aanleveren, voorzien van een dagtekening en (digitale) handtekening. De aanlevering is verder vormvrij.
Voor aanlevering van de gegevens voor de loonheffingen heeft de Belastingdienst een model beschikbaar. Je mag ook een eigen model gebruiken, zolang je maar alle vereiste gegevens vastlegt. Op rendement.nl/salarisdossier vind je een handige tool hiervoor.
vóór eerste werkdag
Aanlevering van de gegevens voor de loonheffingen moet vóór de eerste werkdag gebeuren, of vóór de start van de werkzaamheden als de eerste werkdag van de werknemer de dag van aanname is.
Loonstaat
Je bent verder verplicht om voor iedere nieuwe werknemer een loonstaat aan te leggen. Een loonstaat is een overzicht waarop je alle betalingen, verstrekkingen en inhoudingen rond die werknemer moet vermelden die van belang zijn voor de loonheffingen. Een loonstaat bevat een deel met rubrieken voor de algemene gegevens waar je de persoonlijke gegevens van de werknemer, de gegevens van je onderneming en de gegevens voor de tabeltoepassing moet invullen. Daarnaast bevat een loonstaat een deel met kolommen waar je de specifieke gegevens van elke loonbetaling invult.
vóór eerste loonbetaling
Je moet de loonstaat altijd aanleggen vóór de eerste loonbetaling aan de werknemer.
Voor de loonstaat heeft de Belastingdienst ook een model beschikbaar. Maar je mag ook een eigen model gebruiken, zolang maar alle verplichte gegevens op de loonstaat worden bijgehouden. Je vindt een handige tool met een loonstaat via rendement.nl/salarisdossier.
Loonstrook
informeren
Ook ben je verplicht om werknemers via een loonstrook te informeren over hoe precies van het afgesproken brutoloon tot het aan hen uitbetaalde nettoloon is gekomen. De verplichting tot het verstrekken van een loonstrook geldt alleen bij de eerste loonbetaling én bij elke loonbetaling daarna die afwijkt van de vorige. Het is echter gebruikelijk om werknemers gewoon bij elke loonbetaling een loonstrook te verstrekken.
vormvrij
Een loonstrook is vormvrij. Je mag de loonstrook ook digitaal verstrekken in plaats van op papier.
Digitale verstrekking van de loonstrook is alleen toegestaan als de werknemers hiermee hebben ingestemd. Bovendien moeten de werknemers de gelegenheid hebben om de loonstrook op te slaan, zodat zij hem op een later moment nog eens kunnen bekijken.
brutoloon
contracturen
Je bent verplicht om op de loonstrook in elk geval deze gegevens op te nemen:
- de naam van de werknemer;
- de naam van je onderneming;
- het brutoloon in geld;
- de gespecificeerde samenstelling van het bruto- of nettoloon (zoals basisloon, provisie, vakantiebijslag, overwerkgeld, toeslagen en transitievergoedingen);
- de gespecificeerde bedragen van inhoudingen op of verrekeningen met het loon (zoals loonbelasting/premie volksverzekeringen, pensioenpremie, eigen bijdrage privégebruik auto van de zaak en loonbeslag);
- het aantal contracturen;
- of er sprake is van een schriftelijk aangegaan contract voor onbepaalde tijd;
- of er sprake is van een oproepcontract;
- het loontijdvak;
- het voor de werknemer geldende wettelijk minimumuurloon;
- de verplichte gegevens van de jaaropgaaf (als de loonstrook ook als jaaropgaaf dient, zie hierna).
Jaaropgaaf
Daarnaast ben je verplicht om na afloop van elk kalenderjaar de werknemers een jaaropgaaf te verstrekken. Dit mag je ook eerder doen, bijvoorbeeld in de situatie dat een werknemer eerder in het jaar uit dienst gaat.
Een jaaropgaaf kent geen voorgeschreven vorm. De Belastingdienst heeft een model jaaropgaaf beschikbaar. Maar je mag ook een eigen model gebruiken.
Je mag de jaaropgaaf ook digitaal verstrekken in plaats van op papier. Dit is echter alleen toegestaan als de werknemers de gelegenheid hebben om de jaaropgaaf op een later moment nog eens te kunnen bekijken, bijvoorbeeld ook na uitdiensttreding.
vereiste gegevens
ingehouden
Bij het gebruik van een eigen model jaaropgaaf is het van belang dat in elk geval alle vereiste gegevens op de jaaropgaaf staan, te weten:
- de naam van de werknemer;
- de naam van je onderneming;
- het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer;
- het loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen dat jaar (kolom 14 van de loonstaat);
- de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen (kolom 15 van de loonstaat);
- het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting (kolom 18 van de loonstaat);
- de eventuele op het nettoloon van de werknemer ingehouden bijdrage ZVW (kolom 16 van de loonstaat);
- de voor de werknemer betaalde werkgeversheffing ZVW;
- het totaal aan voor de werknemer betaalde premies werknemersverzekeringen.
laatste loonstrook
Je mag ook de laatste (digitale) loonstrook van het jaar als jaaropgaaf gebruiken, als daar alle cumulatieve verplichte gegevens op staan vermeld.
Gebruik van de laatste loonstrook als jaaropgaaf is alleen toegestaan als voor de werknemers duidelijk is dat die loonstrook ook meteen als jaaropgaaf dient. En je moet de werknemers erop wijzen welke gegevens van die laatste loonstrook van het jaar precies de jaaropgaaf vormen.