8.1 Regels loonheffingen

dezelfde regels

als werknemer kwalificeren

In sommige internationale situaties heb je met dezelfde regels voor de loonheffingen te maken als voor werknemers die in Nederland wonen en werken, en gelden dus de regels rond beloningen uit de vorige hoofdstukken. Dat geldt bij:

• werknemers die in Nederland wonen en (ook) voor je onderneming in het buitenland werken;
• werknemers die in het buitenland wonen en voor je onderneming in Nederland werken;
• werknemers die wonen en werken in het buitenland, maar als werknemer voor de Nederlandse loonbelasting kwalificeren;
• buitenlandse werknemers van een ander onderdeel van de internationale onderneming waar je onderneming onderdeel van is die in je Nederlandse loonadministratie zijn opgenomen. Deze werknemers blijven formeel in dienst bij het buitenlandse onderdeel van de multinational, maar je houdt wel loonbelasting voor hen in.

een deel niet belast

Het kan in deze situaties voorkomen dat een deel van het loon niet in Nederland is belast. In dat geval belast je in eerste instantie toch het volledige loon van de werknemer, maar pas je vervolgens op het loon dat in het andere land wordt belast de regels ter voorkoming van dubbele belastingheffing toe. Let op dat dit ook gevolgen kan hebben voor (eventuele overschrijding van) de vrije ruimte!

Extraterritoriaal

tijdelijk verblijf

papieren

dubbele huisvesting

familiebezoek

Een aandachtspunt voor de loonheffingen in internationale situaties zijn extraterritoriale kosten: de (extra) kosten die werknemers maken voor het tijdelijk verblijf buiten hun land van herkomst. Fiscaal gezien gelden als extraterritoriale kosten de (extra) kosten zoals die voor:

• levensonderhoud door een hoger prijspeil in het werkland dan in het land van herkomst;
• het aanvragen en omzetten van officiële papieren;
• een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel met het gezin;
• medische keuringen en vaccinaties voor verblijf in het werkland, ook die van eventuele gezinsleden;
• dubbele huisvesting, zoals hotelkosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen;
• opslag van het deel van de boedel dat niet meeverhuist naar het werkland;
• reizen naar het land van herkomst voor familiebezoek;
• schoolgelden voor een internationale school.

Vergoeding

De vergoeding voor (of verstrekking ter voorkoming van) extraterritoriale kosten is onder voorwaarden – in elk geval aanwijzing als eindheffingsloon – gericht vrijgesteld. Je hebt hierbij de keuze om de werkelijke (redelijke) extraterritoriale kosten onbelast te vergoeden. In dat geval moet je deze kosten aannemelijk maken en de vergoeding per werknemer in je loonadministratie bijhouden.

zonder nader bewijs

Je kan de onbelaste vergoeding echter ook in forfaitaire vorm geven via de expatregeling, voorheen 30%-regeling geheten. Bij de vergoeding van extraterritoriale kosten via de expatregeling mag je de werknemer in 2025 onder voorwaarden zonder nader bewijs maximaal 30/70 van zijn loon exclusief de vergoeding als onbelaste vergoeding geven, wat dus neerkomt op maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding. Als loon geldt hierbij het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking waarvoor je loonaangifte doet. In 2026 zal ook nog een gerichte vrijstelling van 30% gelden, maar per 2027 gaat het vrijstellingspercentage omlaag naar 27%.

dezelfde verplichtingen

Voor werknemers die gebruikmaken van de expatregeling heb je dezelfde administratieve verplichtingen als voor de andere werknemers van je onderneming.

onbelast loon van maken

Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan voor de gerichte vrijstelling – ongeacht of het gaat om de expatvergoeding of vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten – is de vergoeding belast. Je kunt deze desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen en er zo alsnog onbelast loon voor de werknemer van maken. Elke vergoeding of verstrekking die je naast de onbelaste vergoeding voor extraterritoriale kosten geeft, is ook loon voor de werknemer of desgewenst eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Groepen

beschikking nodig

De expatregeling geldt alleen voor bepaalde groepen werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland worden gezonden en voor bepaalde groepen werknemers die vanuit Nederland naar het buitenland worden uitgezonden. In de eerste situatie heb je een beschikking van de Belastingdienst nodig, die maximaal vijf jaar geldig is. Dat is in de tweede situatie niet het geval, zodat je de regeling op eigen houtje kunt toepassen als aan de voorwaarden is voldaan.

ingekomen werknemer

Voor toepassing van de expatregeling bij buitenlandse werknemers die voor je onderneming in Nederland werken, gelden als voorwaarden dat de werknemer:

• bij je onderneming in dienst is;
• voldoet aan de definitie van ingekomen werknemer;
• over een specifieke deskundigheid beschikt.

jonger dan 30

Er wordt in 2025 een specifieke deskundigheid aanwezig geacht als het belastbare jaarloon van de werknemer minstens € 46.660 is (exclusief de gerichte vrijstelling). Voor werknemers jonger dan 30 jaar die in het wetenschappelijk onderwijs een Nederlandse mastertitel of vergelijkbare buitenlandse titel hebben behaald, geldt € 35.468 (exclusief de gerichte vrijstelling) als inkomensnorm per jaar.

ook schaarstevereiste

In uitzonderingsgevallen kan het zijn dat de deskundigheidseis niet geldt (bijvoorbeeld bij artsen in opleiding tot specialist), of juist dat naast de deskundigheidseis ook aan het schaarstevereiste moet worden voldaan. Dat laatste houdt in dat de deskundigheid van de werknemer niet of nauwelijks op de Nederlandse arbeidsmarkt te vinden is.

minstens 45 dagen

Voor toepassing van de expatregeling bij Nederlandse werknemers in het buitenland moet de werknemer in een periode van twaalf maanden minstens 45 dagen in het buitenland verblijven. Uitzendperiodes van minder dan vijftien dagen tellen hierbij niet mee.