7.1 Betaalmoment
na afloop van tijdvak
niet korter en niet langer
Op grond van het Burgerlijk Wetboek (BW) moet je het (naar tijdruimte vastgestelde) loon van werknemers telkens uitbetalen na afloop van het tijdvak waarover je het loon berekent volgens de arbeidsovereenkomst. In de praktijk moet je het loon uiterlijk drie werkdagen na afloop van het betreffende tijdvak hebben uitbetaald. Bij uitbetaling vanaf de vierde werkdag hebben werknemers recht op een vergoeding wegens de vertraging (zie paragraaf 7.2).
Tijdvak
Het tijdvak waarover je het loon uitbetaalt, mag niet korter zijn dan één week en mag niet langer zijn dan één maand.
eens per week
per maand
Dat betekent het volgende:
- Bij vaststelling van het loon van de werknemer per uur, per dag of per week moet je het in principe eens per week uitbetalen. Slechts bij schriftelijke overeenkomst kun je deze termijn oprekken, naar maximaal een maand. Hierdoor wordt uitbetaling van het loon per vier weken ook mogelijk.
- Bij vaststelling van het loon per maand of langere periode moet je het per maand uitbetalen. Hierbij reken je bijvoorbeeld een jaarloon dus om naar een maandloon. Slechts bij schriftelijke overeenkomst kun je deze termijn oprekken, naar maximaal een kwartaal.
tijdsperiode vaststellen
Als werknemers (deels) flexibel worden beloond en dus (deels) geen vast uur-, week- of maandloon hebben – zoals bij prestatiebeloning – moet je alsnog een tijdsperiode voor de loonbetaling vaststellen. Meestal lopen zulke betalingstermijnen gelijk met de reguliere salarisuitbetaling.
De afspraken over de betalingstermijn voor werknemers die geen vast uur-, week- of maandloon hebben, moeten in de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd.
Voorschot
projectbasis
afgesproken moment
Er zijn situaties waarin er geen vast betalingsmoment te bepalen is. Zo kan het zijn dat de betaling niet aan een vaste termijn is te koppelen, bijvoorbeeld bij het werk op projectbasis. De beloning staat dan pas vast op het moment dat het project is afgerond. In zo’n situatie moet je van tevoren afspraken maken met de werknemer over de uitbetaling, waarbij je de betalingstermijnen moet aanhouden die gelden voor het naar tijdruimte vastgesteld loon voor vergelijkbare arbeid.
Als je op het afgesproken betaalmoment het loon nog niet kunt vaststellen, moet je de werknemers een voorschot uitbetalen. De verrekening vindt plaats op het moment dat je wel alle loongegevens hebt, zoals bij het einde van een project. Je verrekent de uitbetaalde voorschotten dan met het daadwerkelijk verschuldigde loon.
Hoogte voorschot bij ontbreken loongegevens
baseren op gemiddelde
Je moet een voorschot vanwege het ontbreken van de loongegevens baseren op het gemiddelde loon van de werknemer over de voorafgaande drie maanden, of op het gebruikelijke loon voor het betreffende soort werk. Je kunt met de werknemer andere afspraken maken over de hoogte van een voorschot. Hierbij mag je echter geen bedrag overeenkomen dat lager is dan 75% van zijn gemiddelde loon over de vooraf gaande drie maanden of van het gebruikelijke loon voor het betreffende soort werk.
terugbetalen of verrekenen
Als uiteindelijk blijkt dat je werknemers via het voorschot te veel loon hebt uitbetaald, kun je hun dit laten terugbetalen of je kunt dit verrekenen met een volgende uitbetaling. Dit is echter alleen mogelijk als het overduidelijk om een fout gaat en is dus niet toegestaan als de werknemer niet kon weten dat hij onterecht te veel loon heeft ontvangen.
brutobedrag
negatieve jaaropgaaf
Als de werknemer het bovenmatige deel van een te hoog gebleken voorschot terugbetaalt, hangt de verwerkingswijze af van de situatie:
- Moet de werknemer het bovenmatige terugbetalen in het jaar van uitbetaling van het voorschot, dan moet hij het nettobedrag terugbetalen. Past je onderneming de loon-insystematiek toe – waarbij het genietingsmoment leidend is – dan moet je in deze situatie het bijbehorende brutoloon en de loonheffingen als negatieve bedragen in het tijdvak van terugbetaling verwerken.
- Moet de werknemer het bovenmatige terugbetalen na het jaar van uitbetaling van het voorschot, dan moet hij het brutobedrag terugbetalen. Het terugbetaalde bedrag is dan negatief loon voor hem in het nieuwe jaar. Je kunt dit negatieve loon verrekenen met positief loon van de werknemer, waarbij geen negatief bedrag mag ontstaan. Als je het negatieve loon niet (geheel) verrekent, kan de werknemer dit (restant) aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. Je moet hem hiervoor een negatieve jaaropgaaf verstrekken (aan loonheffingen vul je dan niets in).
- Is de werknemer inmiddels uit dienst, dan moet je hem voor het terugbetaalde bovenmatige bedrag een negatieve jaaropgaaf verstrekken. Hiermee kan hij het terugbetaalde in zijn aangifte inkomstenbelasting aftrekken.
De uitbetaling van een voorschot kan uiteraard ook op verzoek van de werknemer plaatsvinden, bijvoorbeeld als hij financiële problemen heeft. Zo’n voorschot betaal je uit vóór het eigenlijke betalingsmoment van het betreffende loon (zie ook paragraaf 6.1).
te weinig betaalde
Het kan ook zijn dat je het voorschot te laag hebt vastgesteld. In dat geval heeft de werknemer naast recht op het te weinig betaalde bedrag waarschijnlijk ook recht op de wettelijke verhoging hierover wegens te late betaling (zie paragraaf 7.2).
Bijzonder
in elk geval eens per jaar
Werknemers hebben naast het (reguliere) salaris meestal recht op diverse andere beloningselementen, zoals vakantiebijslag en winstuitkeringen. Zulke bijzondere beloningen moet je op een vooraf afgesproken tijdstip uitbetalen. Is bepaling van zo’n tijdstip niet mogelijk, dan moet je de beloning uitbetalen op het moment dat de hoogte ervan duidelijk is, maar in elk geval eens per jaar. Een collectieve arbeidsovereenkomst kan hier nadere regels over bevatten.