U bent hier

Onderneming & Personeel
…
Personeelsadministratie2. Verplichtingen bij 
indiensttreding
Voor Onderneming & Personeel

2. Verplichtingen bij 
indiensttreding

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier HR Rendement
Publicatiedatum: juni 2020

Als een werknemer in dienst treedt, legt u bepaalde gegevens van hem vast. U bent daarbij ook gebonden aan de identificatieplicht: u moet de identiteit van de nieuwe werknemer controleren en een kopie van zijn identiteitsbewijs in de administratie bewaren. Ga hierbij behoedzaam te werk. Niet voldoen aan deze verplichtingen kan uw organisatie geld kosten!

in loonaangifte opnemen

Van nieuwe werknemers moet u de gegevens administreren die u nodig heeft om hen in de loonaangifte te kunnen opnemen: de zogenoemde gegevens voor de loonheffingen. Uw identificatieplicht bij indiensttreding bestaat uit drie onderdelen: verificatie-, bewaar- en zorgplicht.

2.1 Aangifte loonheffingen

Om aangifte loonheffingen voor een nieuwe werknemer te kunnen doen, heeft uw organisatie bepaalde gegevens van hem nodig. De werknemer moet u deze gegevens schriftelijk doorgeven, voorzien van datum en handtekening. Hij moet ze bij u aanleveren vóór zijn eerste werkdag. Zijn de dag dat uw organisatie de werknemer aanneemt en zijn eerste werkdag...

2.2 Verificatieplicht

Het eerste onderdeel van uw identificatieplicht bij de indiensttreding van een werknemer is de verificatieplicht. Die plicht houdt in dat u de identiteit van de nieuwe werknemer moet vaststellen. Dit moet u doen vóór hij aan de slag gaat. Het vaststellen van de identiteit doet u door het identiteitsbewijs van de werknemer te controleren. Bij...

2.3 Bewaarplicht

Het tweede onderdeel van uw identificatieplicht bij nieuwe werknemers is de bewaarplicht. Die houdt in dat u een kopie van het originele en geldige identiteitsbewijs moet maken en in de salarisadministratie moet bewaren. Leesbaar De kopie van het identiteitsbewijs mag een papieren of elektronische zijn. De kopie moet goed leesbaar zijn en alle...

2.4 Zorgplicht

Het derde onderdeel van uw identificatieplicht bij indiensttredingen is de zorgplicht. Die plicht houdt in dat uw organisatie werknemers niet alleen op hun (eigen) identificatieplicht moet wijzen, maar hen ook in de gelegenheid moet stellen om aan die identificatieplicht te kunnen voldoen.
Iedere werknemer moet zich op de werkplek namelijk kunnen...

2.5 Niet voldoen aan verplichtingen

Als u niet over alle benodigde gegevens voor de loonheffingen van nieuwe werknemers beschikt of hun identiteit niet op de juiste manier heeft kunnen vaststellen, moet u het zogenoemde anoniementarief toepassen bij hun verloning. Dat betekent dat u 52% aan loonbelasting/premie volksverzekeringen op hun loon inhoudt en daarbij geen rekening houdt...

2.6 Uitzendkrachten en zzp’ers

Bij arbeidskrachten die niet bij uw organisatie in dienst zijn – zoals ingehuurde uitzendkrachten of zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) – heeft u net zo goed de verificatie- en zorgplicht. Dat betekent dat u hun identiteit moet controleren aan de hand van hun originele en op dat moment geldige identiteitsbewijs en ze de gelegenheid moet...