9.3 Verwerking in loonadministratie
fictief
Als de organisatie een voormalig stagiair in dienst neemt – die voorheen in fictieve dienstbetrekking was – moet de organisatie opletten dat er een nieuw nummer inkomstenverhouding voor hem wordt gebruikt.
Werknemersgegevens
werknemersgegevens
De verzekeringssituatie voor de werknemersverzekeringen wijzigt immers met de overgang van stagiair (fictieve dienstbetrekking) naar werknemer (echte dienstbetrekking), zodat de oude inkomstenverhouding eindigt en er een nieuwe inkomstenverhouding ontstaat. Inkomstenverhoudingen vormen dé basis van de werknemersgegevens. Ze moeten goed in de aangifte loonheffingen worden opgenomen, zodat ze juist in de polisadministratie terechtkomen. Er zijn ook diverse (automatische) controles ingericht rond de inkomstenverhouding in de aangifte loonheffingen.
Wat is een inkomstenverhouding?
polisadministratie
Een inkomstenverhouding (IKV) is een rechtsbetrekking tussen een inhoudingsplichtige en natuurlijk persoon die is geregistreerd in een administratieve eenheid, op grond waarvan die persoon loon of een uitkering ontvangt. UWV administreert de werknemersgegevens in de polisadministratie per inkomstenverhouding. Meestal is de inkomstenverhouding gelijk aan de echte, vroegere of fictieve dienstbetrekking van de werknemer, maar dat hoeft niet. Zodra een dienstbetrekking ontstaat, ontstaat er ook een inkomstenverhouding. En bij het einde van de dienstbetrekking, eindigt ook de IKV. Tijdens het dienstverband kan er echter ook een nieuwe inkomstenverhouding ontstaan, waarbij de oude eindigt of blijft voortbestaan.
Uniek
loonstaat
Elke inkomstenverhouding moet een nummer krijgen. Dat nummer neemt de organisatie op in de loonstaat. Het moet hierbij gaan om een uniek nummer, dat de organisatie later niet mag hergebruiken, tenzij het om een ex-werknemer gaat die langer dan zeven jaar na het jaar van einde dienstbetrekking uit dienst is.
werknemersverzekering
Als de organisatie meerdere inkomstenverhoudingen heeft met een werknemer, moet elke inkomstenverhouding een apart nummer hebben.
Premies
premie
Voor wat betreft de premies werknemersverzekeringen – die de organisatie in de nieuwe situatie wél moet betalen – treedt er door voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) een inhaaleffect op. Tijdens de stageperiode was de beloning namelijk wel socialeverzekeringsloon (tijdvakloon), alleen waren er geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd vanwege de verzekering voor slechts de Ziektewet (ZW). Omdat de organisatie voor de (nu) werknemer bij het berekenen van de cumulatieven aan premieloon en grondslag dat kalenderjaar óók de (tijdvakken met de) stagebeloning moet meenemen, betaalt de organisatie er dan alsnog premies werknemersverzekeringen over.
Vast
premieloon
Stel dat een 19-jarige na een stage gedurende januari tot en met mei (fictieve dienstbetrekking) in vaste (echte) dienst komt. Zijn stagevergoeding was € 600 per maand en zijn loon wordt € 1.200 per maand. Over januari tot en met mei had de stagiair een premieloon voor de ZW van in totaal 5 × € 600 = € 3.000 (blijft onder het maximumpremieloon), alleen heeft de organisatie hierover geen premies betaald. In juni is het cumulatieve premieloon € 4.200 (blijft onder het maximumpremieloon). Hierop brengt de organisatie het cumulatieve premieloon van januari tot en met mei in mindering: € 0 voor de WAO/WIA en WW. Dat betekent dat in juni de grondslagaanwas gelijk is aan het cumulatieve premieloon, en de organisatie over € 4.200 premies werknemersverzekeringen moet betalen.
Deze situatie kun je voorkomen door de overgang van stagiair naar werknemer per 1 januari te regelen, omdat de organisatie dan voor VCR opnieuw begint te rekenen en de stagebeloning niet meetelt.