4. Identificatieplicht

Het identificeren van werknemers is één van de verplichtingen die u heeft als zij in dienst komen bij uw onderneming. Deze identificatieplicht bestaat feitelijk uit drie onderdelen: verifiëren, bewaren en zorgen. Bij deze verplichting heeft u met diverse aandachtspunten te maken. Als u niet aan uw identificatieplicht voldoet – of kunt voldoen – heeft dat financiële gevolgen voor zowel de werknemer als uw organisatie.

uitbesteden

U moet aan uw identificatieplicht voldoen vóórdat de nieuwe werknemer bij uw onderneming aan het werk gaat. U mag de bijbehorende werkzaamheden uitbesteden aan een derde partij – zoals een administratiekantoor – maar ook dan is het uw organisatie die verantwoordelijk blijft voor een juiste identificatie.

zonder strafprocedure

Als u niet aan uw identificatieplicht voldoet, moet u het anoniementarief voor de werknemer toepassen (zie ook paragraaf 3.3). Laat u dat na, dan kan de Belastingdienst u – zonder strafprocedure – een verzuimboete van maximaal € 5.514 opleggen. Als het door de werknemer komt dat u zijn identiteit niet (juist) heeft kunnen vaststellen, kan de fiscus hem ook genoemde verzuimboete opleggen.