6.2 Efficiënt vergaderen

positief signaal

sympathieke uitstraling

Een groot én belangrijk deel van je werk bestaat waarschijnlijk uit overleg en vergaderingen met collega’s, klanten en projectpartners. Een onderdeel om niet als eerste op te beknibbelen, al is het maar vanwege het sociale contact. Daarnaast wil je er tijd voor nemen als positief signaal aan de anderen: zij zijn belangrijk, en je wilt dat ze dat weten en voelen. Maar uiteindelijk is iedereen vooral gebaat bij werk dat op tijd en naar tevredenheid is verricht. Lukt dat niet, dan maakt zelfs jouw sympathieke uitstraling dat niet meer goed. Er zijn verschillende manieren om vergadertijd flink te beperken, zonder dat er daardoor meteen een slecht gevoel ontstaat.

6.2.1 Beperk de tijdsduur

kwartiertje

Veel organisaties plannen vrijwel automatisch een uur in voor élke vergadering. Die duur staat vaak volledig los van de agenda en het belang van de te bespreken materie. Het is voor iedereen ook gemakkelijk in zijn agenda te plannen: vergadering, van 10:00 tot 11:00 uur. En het geeft ruimte om uit te weiden over een onderwerp, als daar behoefte aan bestaat. In de praktijk duren deze vergaderingen dan ook altijd een uur. Desnoods met een extra rondje koffie, omdat iedereen toch nog een kwartiertje heeft vrij gepland.

Tijd besparen

Door vooraf precies in te schatten hoelang het bespreken van de vergaderpunten zou moeten duren, kun je veel tijd besparen. Met een goed voorbereide voorzitter is een vergadering veel strakker te organiseren. Soms heb je het volle uur inderdaad nodig, maar vaker zul je na drie kwartier of een halfuur klaar zijn. Wanneer sommige punten heikel blijken, is het beter om hierop terug te komen in een volgende vergadering.

Alternatieve vergaderingen

afhaken

Elke vergadering die een uur duurt, is een fikse aanslag op je agenda. Als je bovendien voor deze ontmoetingen moet reizen, slaat het helemaal een gat in je werkdag. Voor sommige vergaderingen wordt ook ruim tijd ingepland. Het moet namelijk de boodschap uitzenden: het is belangrijk, het is de moeite waard om te komen. Als je denkt en meedeelt in een halfuur klaar te kunnen zijn, zal dat een deel van de deelnemers aangenaam verrassen, maar anderen zullen om de eerdergenoemde reden misschien wel afhaken.

Variant

Je kunt in zulke gevallen gerust andere vergadervormen in overweging nemen, zoals een videovergadering. Het sociale aspect van vergaderingen blijft van belang, maar als variant kan het ter afwisseling een prima oplossing bieden.

6.2.2 Soorten vergadering

Er bestaan drie soorten vergaderingen. Soms wil de initiatiefnemer je alleen informeren, soms heeft hij je toestemming nodig en tot slot kan iemand een vergadering bijeenroepen om over bepaalde zaken te discussiëren. Bij alle drie is het van belang dat je op de hoogte bent van de inhoud. Je hoeft daarvoor echter niet per se fysiek aanwezig te zijn:

• Voor informatieve vergaderingen kun je bijvoorbeeld simpelweg om de notulen vragen. Dat is vaak voldoende, als je er maar rekening mee houdt dat die notulen even op zich kunnen laten wachten. Is dat geen probleem, dan bespaar je veel tijd door niet fysiek te verschijnen.

• Voor een vergadering waar je toestemming nodig is, hoef je zeker niet achter je bureau vandaan te komen. Je vraagt om de informatie die je nodig hebt om met een voornemen in te stemmen (of niet), bijvoorbeeld per mail. Je antwoord kun je ook per mail terugsturen, via de secretaresse of per post, als bijvoorbeeld je handtekening vereist is.
• Dan blijft alleen nog de discussievergadering over. Daar kun je in de meeste gevallen het beste wél aan deelnemen: je wilt natuurlijk je steentje bijdragen aan de meningsvorming binnen je organisatie. Let op: ook bij discussievergaderingen behoort een videovergadering of conference call vaak wel tot de mogelijkheden.

Beperk spoedvergaderingen

niemand voorbereid

Binnen je organisatie gebeurt iets, en binnen een halfuur heb je een telefoontje of mail binnen: spoedvergadering om 11:oo uur! Omdat het belangrijk en dringend lijkt, wordt iedereen verzocht te komen. Want stel je toch eens voor dat iemand zich gepasseerd voelt...
Een spoedvergadering heeft echter een paar negatieve kenmerken. Zo is niemand voorbereid. Nadat de situatie door de initiatiefnemer(s) is uitgelegd, vormt iedereen snel een mening. Maar een juiste beeld- en besluitvorming hoort juist wat tijd en moeite te kosten.

Eén of twee dagen later

probleem in kaart

Dergelijke vergaderingen verlopen dan ook niet vaak constructief. Meestal neemt de paniek en de chaos wel wat af, en is het fijn dat iedereen van het probleem op de hoogte is. Maar dat kan ook in drie minuten bij de koffiemachine. Zulke vergaderingen blijken meestal één of twee dagen later veel meer op te leveren. Dan kunnen een aantal mensen het probleem goed in kaart brengen en iedereen van gedegen informatie voorzien. Met ingelezen en goed voorbereide deelnemers wordt de vergadering veel efficiënter.

Blijf de agenda trouw

Probeer in vergaderingen vast te houden aan de agenda. De voorzitter schat vooraf in hoelang een vergaderpunt mag duren, en dringt na die tijd aan op een beslissingsmoment. En hup, door naar het volgende vergaderpunt.

Eventueel doorschuiven

vervelend

Tot slot is het voor iedereen vervelend als een vergadering uitloopt. Iedereen heeft die dag nog wel meer te doen. Probeer dit dan ook zeker te voorkomen. Behandel de belangrijkste vergaderpunten als eerste. Is de vergadertijd verstreken en is men nog niet klaar, dan kun je de nog niet besproken (en dus minst belangrijke) vergaderpunten eventueel doorschuiven naar een volgende bijeenkomst.

6.2.3 Vergaderdeelnemers uit de watten

vruchtbaar overleg

De meeste vergaderingen leggen de deelnemers enigszins in de watten. De stoelen zitten comfortabel, er is verse koffie en er staat een schaal lekkers op tafel. Als mensen zich prettig voelen, wordt het vast een vruchtbaar overleg. Dat kan kloppen, maar vanuit tijdsoverwegingen is het niet altijd slim. Het duurt daardoor namelijk juist vaak langer.