3.2 Het Eisenhower-schema
kwadranten
Het schema dat je op grond van Eisenhowers gedachtegoed over timemanagement kunt samenstellen, bestaat uit vier vakken of ‘kwadranten’ (zie het schema hieronder): één vak voor belangrijke én dringende zaken (kwadrant I), één voor belangrijke, maar niet dringende zaken (kwadrant II), één voor niet belangrijke, maar wel dringende zaken (kwadrant III) en tot slot een vak voor niet belangrijke en ook niet dringende zaken (kwadrant IV).
Kastje naar de muur
brandjes
overmacht
Het gaat vooral verkeerd als kwadrant I en kwadrant III overvol zitten. Dan ren je inderdaad van hot naar her en blus je overal brandjes. Verder ben je altijd beschikbaar voor collega’s en voor achteraf niets opleverende vergaderingen en meetings. Dat is niet per definitie overmacht. Het betekent óók dat je gewoon niet goed organiseert en niet duidelijk bent tegen je collega’s: je zegt geen ‘nee’, maar meestal ‘eigenlijk…’ en ‘ja, maar…’. En daar ga je weer, keihard werkend voor de prioriteiten van de anderen.
Kwadrant II kan voller?
Werk wordt veel aangenamer en minder stressvol als het in kwadrant II wordt gedaan. Daarin wordt gepland en georganiseerd gewerkt. Dat lukt niet altijd: een lucratieve spoedklus laat je terecht niet schieten en een deadline is een deadline, maar waarschijnlijk kun je kwadrant II veel voller krijgen dan je nu denkt.
Mentaliteitsprobleem
puf
niemendalletjes
Dat kwadrant IV bij veel mensen ook bijzonder goed gevuld is, heeft vooral met een mentaliteitsprobleem te maken. Vaak betreft het uitstelgedrag, omdat je geen zin of puf hebt voor iets dringends of belangrijks. Of omdat je dit soort gemakkelijke niemendalletjes nodig hebt om uit te blazen van al je werk in kwadrant I. Je hoeft werkzaamheden in kwadrant IV niet naar een ander kwadrant door te sluizen, je kunt grote delen ervan gewoon laten liggen. Eisenhower voegde voor deze werkzaamheden de term DELLE toe aan dit kwadrant. DELLE staat voor ‘durch einfach liegen lassen erledigt’ (opgelost door het simpelweg te laten liggen).
Het zal je niet snel lukken om de stapel ‘onbelangrijk en niet dringend’ helemaal weg te krijgen. Er komt altijd weer nieuw werk van dit type binnen. Waar je vervolgens ook niets mee gaat doen...
De augurkenpot-theorie (‘pickle jar theory’)
kiezelsteentjes
Timemanagement zorgt ervoor dat je in ieder geval de belangrijkste zaken gedaan krijgt. Als je dat lukt, zal je merken dat er ook nog voldoende tijd over is om de rest (of een groot deel daarvan) te doen. Pak er eens een grote glazen pot met deksel bij (in het oorspronkelijke voorbeeld was dit een augurkenpot, vandaar de naam). Als eerste stop je er zoveel keien in als je maar kunt. Die symboliseren je belangrijkste bezigheden, je A-prioriteiten. Daarna probeer je of er nog kiezelsteentjes (minder belangrijke werkzaamheden) bij kunnen. Waarschijnlijk wel.
Zand
volgorde
Vervolgens blijkt er nog meer dan genoeg zand tussen die stenen te kunnen, en ten slotte ook nog water. Zand en water staan model voor activiteiten die niet per se nodig zijn, maar wel waarde hebben, zoals extra aandacht voor je medewerkers en collega’s. En uitstel- en uitrustgedrag, een beetje daarvan past er altijd wel bij. Uiteindelijk kun je de pot helemaal vullen. Timemanagement werkt alleen in deze volgorde: van belangrijk naar minder belangrijk. Begin je andersom de pot te vullen, dan sta je op het einde gegarandeerd met een of twee flinke keien in je handen.