6. Voorwaarden en vastleggen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Fiscaal Rendement

Publicatiedatum: april 2022

U kunt niet zomaar een regeling instellen om werknemers voor een deel van hun loon zelf de vorm en het moment te laten kiezen. Aan flexibel belonen zijn voorwaarden verbonden. Realiteitswaarde is daarbij het sleutelwoord! Bovendien wijzigt de overeengekomen beloning van de werknemer. Leg daarom alle afspraken goed vast! Hoe u dat doet, is aan u.

dwingend

Uw cafetariaregeling moet binnen de dwingend voorgeschreven wettelijke regels blijven. Ook cao’s kunnen zulke regels voorschrijven.

Dwingendrechtelijke bepalingen vindt u onder meer in het Burgerlijk Wetboek (BW) en de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML).

aan vrije tijd besteden

Er mogen bijvoorbeeld geen wettelijke vakantiedagen als doel in uw cafetariaregeling worden ingezet. Die dagen moeten werknemers (tijdens het dienstverband) altijd aan vrije tijd besteden. Ook mogen de verdiensten van de werknemer nooit onder het wettelijk minimum uitkomen.

6.1 Genietingsmoment

Bij het uitruilen van loonbestanddelen mag bovendien alleen loon worden ingezet dat fiscaal nog niet genoten is: het moet dus gaan om nog op te bouwen loonbestanddelen. Is het loon al wel genoten, dan zijn er al loonheffingen over verschuldigd en gaat het voordeel van uitruilen verloren. De beslissing tot uitruilen komt dus vóór het...

6.2 Gebruikelijkheid

Als u voor keuzeloon de vrije ruimte inzet, let dan op: het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon is alleen toegestaan als dit niet ongebruikelijk is. De Belastingdienst heeft hierbij aangegeven dat maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in elk geval als gebruikelijk wordt beschouwd. In dat geval hoeft u zich geen...

6.3 Echte uitruil

Als voorwaarde bij een cafetariaregeling geldt dat het uitdrukkelijk om een uitruil van loonbestanddelen moet gaan en dat er geen sprake mag zijn van een betalingsregeling. U mag dus niet onder het mom van een uitruil feitelijk een lening aan de werknemer verstrekken. Als een werknemer uit dienst treedt, mag u dus ook niet de resterende termijnen...

6.4 Realiteitswaarde

Van een geldige wijziging van de overeengekomen beloning op grond van de cafetariaregeling is alleen sprake als die wijziging realiteitswaarde heeft. Dit komt erop neer dat u nieuwe afspraken met de werknemer maakt over de arbeidsvoorwaarden: er komt feitelijk een nieuwe arbeidsovereenkomst. In de praktijk vindt de Belastingdienst dat een...

6.5 Gevolgen

Een wijziging van een overeengekomen beloning kan inhouden dat de werknemer een andere beloning geniet op een ander tijdstip of voor een andere waarde. Zo’n wijziging kan extra gevolgen hebben, zoals wettelijke gevolgen of gevolgen die een bepaalde regeling van u aan de wijziging verbindt. Als een werknemer een deel van zijn periodieke loon inzet...

6.6 Voorbeelden realiteitswaarde

Hoe de fiscus de realiteitswaarde beoordeelt, is te herleiden uit deze voorbeelden van het ministerie van Financiën. Voorbeeld dertiendemaanduitkering In de loop van het jaar wordt na overleg met de OR overeengekomen dat een werknemer (deels) kan afzien van zijn dertiendemaanduitkering die uitgekeerd wordt in januari ten gunste van een aanvullende...

6.7 Reglement

U bent verplicht om een schriftelijk cafetariareglement op te stellen waarin alle voorwaarden worden vastgelegd. U mag kiezen of u dit als onderdeel van de arbeidsovereenkomst opneemt of als apart aanhangsel. Vormgeving De opzet van het cafetariareglement is vormvrij; dit betekent dat u zelf mag bepalen hoe u het reglement vormgeeft. Er zijn wel...

6.8 Uitruil

Ook de afspraken rond de uiteindelijke uitruil – of besteding van het keuzebudget – waarvoor werknemers kiezen, moet u uiteraard goed vastleggen. Doe dit bijvoorbeeld in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Leg daarin vast waarom u die aanvulling opstelt en neem dan de details van de uitruil op: de in te zetten bron en het te ontvangen doel...

U bent hier