1. Personeelsadministratie in drie dossiers
Organisaties zijn wettelijk verplicht om verschillende personeelsgegevens te bewaren. Het is daarom belangrijk om de personeelsadministratie goed op orde te hebben én te houden. Niet alleen voor de wet; ook voor uzelf. Want een goed bijgehouden personeelsadministratie zorgt ervoor dat u de zaken en beslissingen rond de werknemers gedegen kunt analyseren en onderbouwen.
nodig
controle
Het bewaren van gegevens van de werknemers van uw organisatie is nodig om de Belastingdienst – en andere controlerende instanties – de gelegenheid te geven om na te gaan of uw organisatie zich aan alle (administratieve) regels houdt, voldoende loonheffingen afdraagt of bijvoorbeeld terecht bepaalde financiële tegemoetkomingen ontvangt. Of u de papieren nu in een doos boven op zolder bewaart of in een modern digitaal systeem, feit is dat de fiscus bij een controle de benodigde documenten fatsoenlijk leesbaar onder ogen wil krijgen en binnen een redelijke termijn.
Het op orde houden van de personeelsadministratie komt deels op u als HR-professional aan. Een ander deel ligt vaak bij de salarisadministratie.
Dossiers
Om de administratie werkbaar te maken, zal het aanbrengen van enige ordening nodig zijn. De personeelsadministratie bestaat daarom over het algemeen uit twee onderdelen: het personeelsdossier en het salarisdossier, dat vaak wordt aangeduid als ‘de loonadministratie’.
- Het personeelsdossier wordt in veel gevallen door de afdeling HR onderhouden en bevat onder andere informatie over functie, loopbaan en werktijden (zie paragraaf 1.1).
- Met het salarisdossier (de loonadministratie) heeft voornamelijk de salarisadministrateur te maken. Hierin neemt hij gegevens op over loon, secundaire arbeidsvoorwaarden, vergoedingen en verstrekkingen (zie paragraaf 1.2).
Naast deze twee individuele dossiers beschikken veel organisaties ook over een collectief dossier. Hierin staan gegevens van alle werknemers rond algemene zaken, zoals ziekte, vakantie en verzuimcijfers (zie paragraaf 1.3).
Papierwerk
De komst van een nieuwe werknemer brengt altijd een hoop papierwerk met zich mee. Als HR-professional moet u ervoor zorgen dat hij meteen wordt opgenomen in de papieren dan wel digitale administratie, afhankelijk van waarvoor uw organisatie heeft gekozen. Leg een dossier aan, maak een duidelijke indeling en zorg dat de papieren vanaf het begin op de juiste plaats terechtkomen, want een goed begin is immers het halve werk!