U bent hier

5. Grenzen aan data-opslag

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier HR Rendement
Publicatiedatum: juni 2020

Privacy is een recht. Voor het bewaren van gegevens in de personeelsadministratie gelden dan ook strenge regels. Zo geldt voor bepaalde gegevens een minimale bewaartermijn en voor andere gegevens juist een maximale. Ook moet u de gegevens op de juiste plek en in een adequate vorm bewaren. Houd u aan deze regels, want bij het niet volgen of het overtreden ervan, loopt u kans op boetes!

goede controles

gegevens loonheffingen

onderliggende stukken

Het doel van de ingestelde verplichte bewaartermijnen is om het voor de Belastingdienst – en andere instanties – mogelijk te maken om ook na verloop van jaren nog goede controles te kunnen uitvoeren. Zo zal de fiscus bij een controle voor bepaalde zaken altijd nagaan of uw organisatie ze goed heeft geadministreerd. U moet daarom bij een controle in elk geval de volgende zaken uit de onderzochte periode kunnen overleggen:

  • loonstaten;
  • opgaven gegevens voor de loonheffingen;
  • kopieën van identiteitsbewijzen;
  • verklaringen en andere onderbouwende stukken als u gebruik heeft gemaakt van afdrachtverminderingen of bepaalde tegemoetkomingen heeft ontvangen;
  • onderliggende stukken rond onbelaste (vaste) vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers.

Verantwoordelijk

gegevens bij externe partij

Uw organisatie is verantwoordelijk voor het volgens de regels bewaren van de gegevens in uw personeelsadministratie. Dat geldt óók als u het voeren van die administratie (deels) heeft uitbesteed aan een externe partij. Bovendien geldt de bewaarplicht dan ook voor de gegevensdragers met gegevens van uw organisatie die bij die externe partij aanwezig zijn.

Voor wat betreft de fiscale gegevens uit de personeelsadministratie heeft u zich aan een (fiscale) bewaarplicht van zeven jaar te houden. Het gaat hierbij om de volgende personeelsgegevens: persoonlijke gegevens van de (ex-)werknemer (stamkaart); datum van indiensttreding; loonadministratie; arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en...
Naast bij de fiscale gegevens geldt ook bij andere personeelsgegevens een bewaartermijn. Bij deze gegevens gaat het echter meestal niet om een minimale bewaarverplichting, maar moet u er vooral voor waken dat u de gegevens niet te lang bewaart. Hierbij is het uitgangspunt dat uw organisatie gegevens niet langer mag bewaren dan dat zij ze nodig...
Voor de loonadministratie geldt dat u deze moet bewaren op de plek waar uw organisatie kantoor houdt of is gevestigd. Die vestigingsplaats moet in Nederland liggen. Bevindt de vestigingsplaats zich niet in Nederland, dan kan de loonadministratie bewaard worden op een plek in Nederland waar een vaste inrichting is of waar de woon- of...
Uw organisatie kan de gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt op verschillende manieren opslaan en bewaren. Bij een controle moet u de originele gegevens kunnen overleggen, die dan juist en ongewijzigd moeten zijn. Een (beperkt) deel van de organisaties werkt nog veel met papieren documenten. Maar het digitaal opslaan van gegevens heeft veel...
Bij het niet voldoen aan de bewaarplicht kan uw organisatie met diverse (kostbare) gevolgen te maken krijgen. Boete Zo kan uw organisatie een verzuimboete van de Belastingdienst verwachten, als bijvoorbeeld de gegevens voor de loonheffingen van een werknemer niet of niet juist worden bewaard en u het anoniementarief niet toepast (zie ook paragraaf...