1. Inleiding
Als salarisadministrateur verwerkt u dagelijks gegevens die te maken hebben met salarissen én vergoedingen. Archiveren is hier een berucht onderdeel van. In deze digitaal roerige tijden lijkt het onbegonnen werk om grip te krijgen op de gegevens die u verwerkt. Voor de gemiddelde administrateur is archiveren dan ook een vervelende klus die hij in de maag gesplitst heeft gekregen. Toch geldt dit niet langer voor u!
Met dit themadossier op zak wordt archiveren een makkie. Maar wat is archiveren nou eigenlijk en waarom zou u het doen? Hoofdstuk 1 geeft een antwoord op deze twee cruciale vragen.
archiefwaardig
kwaliteit
Weet u niet waar u moet beginnen? Wees gerust, want dit wordt in hoofdstuk 2 uitgelegd aan de hand van de volgende vragen:
- Wat zijn archiefwaardige gegevens?
- Waar kunt u ze vinden?
- Wat is de inhoudelijke kwaliteit ervan?
- Wat betekenen ze op dit moment en in de toekomst voor uw organisatie?
bewaartermijn
De volgende stap is het selecteren van de te archiveren gegevens: welke gegevens moet u volgens de wet bewaren en welke mag of moet u weggooien? Hoofdstuk 3 zoomt in op de wettelijke bewaartermijnen en de fiscale bewaarplicht. In hoofdstuk 4 tot en met 7 leest u hoe archiveren in de praktijk werkt: wat zijn meest gemaakte fouten en hoe kan het beter. In hoofdstuk 8 komen tot slot de voor- en nadelen van geautomatiseerd archiveren aan bod. In sommige gevallen is het namelijk verstandig om met de hand te archiveren.