5. Aan de slag

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: april 2020

Het wordt maar al te vaak vergeten: de verwijdering van overbodige of achterhaalde gegevens. Een essentieel onderdeel van archiveren is weggooien. Dit houdt niet alleen in dat een archief actueel en vrij van onnodige documenten moet zijn. Met de aangescherpte privacywetgeving zijn bewaartermijnen en het correct weggooien van documenten belangrijker dan ooit.

inventariseren

Weggooien is geen argeloze bezigheid. Door afspraken te maken over het weggooien en het bewaren van documenten voorkomt u dat u informatie onnodig lang of dubbel bewaart. Voordat u gaat archiveren moet u dus inventariseren wat u heeft, wat u bewaart en wat u weggooit.

incorporeren

Als het goed is weet u nu wat u moet doen en wilt bewaren (zie hoofdstuk 2 en 4). De kunst is nu om de niet-geselecteerde documenten ook daadwerkelijk weg te gooien. Dit hoofdstuk zet uiteen hoe u verschillende soorten gegevens verwijdert en hoe u duurzaam verwijderen incorporeert in uw dagelijkse werkzaamheden.

5.1 Structureel weggooien

Vanzelfsprekend houdt een bewaartermijn in dat u gegevens in uw administratie na een bepaalde tijd moet vernietigen. Zoals u in hoofdstuk 4 kon lezen, is dit vaak lastiger dan dat het op het eerste gezicht lijkt. Zo is er niet voor elk soort document een wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Daarnaast kunnen bewaartermijnen tussen landen...

5.2 Hoe weggooien?

Bij verschillende soorten documenten horen verschillende manieren van weggooien. Zo kunt u fysieke documenten zonder vertrouwelijke informatie in de papierbak gooien. Fysieke documenten die persoonsgegevens bevatten, moet u volgens de richtlijnen van de AVG vernietigen, bijvoorbeeld met een papiervernietiger. Door het vernietigen van het document...

5.3 Opschonen

Het opschonen van uw gegevens is een belangrijke stap in het proces van weggooien. Hiermee haalt u in feite de bezem door uw administratie voordat u gaat archiveren. Dit voorkomt onnodige gegevens in het archief. Door uw gegevens op te schonen, maakt u een keuze wat gearchiveerd moet worden en wat u eigenlijk niet (meer) had mogen bewaren...

5.4 E-mails weggooien

Een voorbeeld van onoverzichtelijke ongestructureerde gegevens is uw e-mail. Vaak wordt de map ‘postvak in’ gebruikt als een vergaarbak van mails waarbij de mailbox als een soort zoekmachine wordt gebruikt. Door de enorme hoeveelheid aan mails in uw postvak is het moeilijk om iets terug te vinden. Overbodige e-mails moet u weggooien! 5.4.1 Mailbox...

5.5 Weggooien is onmogelijk: wat nu?

Het kan voorkomen dat u gegevens niet kunt vernietigen. Bijvoorbeeld omdat ze gekoppeld zijn aan andere gegevens die u nog wel moet bewaren of omdat het in de software waarin ze zijn opgeslagen niet mogelijk is om over te gaan tot definitieve vernietiging. In dit geval gaat u over tot anonimiseren of pseudonimiseren. 5.5.1 Anonimiseren...

5.6 Hoe behoudt u de controle?

Door dagelijks bezig te zijn met weggooien behoudt u de controle over de gegevens in uw organisatie. Na de inventarisatie van gegevens is het van belang om allereerst de gegevens te vernietigen die uw organisatie al had moeten vernietigen. Hierna kiest u wat u gaat bewaren. Ga ervan uit dat u alles weggooit, tenzij u gegevens bewaart vanwege...

U bent hier