5.4 Overzicht houden en opruimen
indicatie
post-itje
Het hoeft niet altijd zo te zijn dat de aanblik van de werkplek in detail vertelt hoe iemand zijn werk ordent. Vaak is het toch wel een redelijk betrouwbare indicatie. Opruimen klinkt ook niet zo belangrijk... maar dat is het wel! Er gaat veel kostbare tijd verloren omdat iets tijdelijk onvindbaar is: of het nu om die ene brief gaat, dat post-itje of het lijstje met agendapunten voor de middagvergadering. Met een flinke dosis discipline kun jij dit ook voor elkaar krijgen. Je zit dan met een opgeruimd hoofd, aan een opgeruimd bureau, in een opgeruimde omgeving.
Er zijn organisaties die hiervoor een professionele organizer inhuren. Die helpt structuur op de werkplek en in de computer aan te brengen.
5.4.1 Het bureau
nauwelijks zichtbaar
plekje voor de rest
Op elk kantoor is wel iemand die nauwelijks zichtbaar achter een bureau met stapels papier en dossiers bluft dat hij precies weet waar alles ligt. Toch is dat maar zeer de vraag. En zelfs áls hij het weet, kan dat tijdverlies opleveren. Want als hij weet dat iets onderaan een stapel ligt, kost het tijd om eerst een plekje te vinden voor de rest, voordat hij het kan pakken. Een opgeruimde werkplek bespaart wel degelijk tijd.
5.4.2 De computer
Op je bureau, meestal op de meest prominente plek, staat de computer. Dat ding neemt altijd evenveel ruimte in. De chaos zie je dan ook pas als je ‘m aanzet. Soms is het al op de desktop te zien: tientallen mapjes, Word-bestanden en toepassingen, het hele beeldscherm staat vol. Dat kost tijd, want voor elk document is het toch weer even zoeken waar het precies staat. Door te ordenen en het overzicht te houden, kun je elke keer weer een paar seconden tijdwinst boeken.
Zorg ervoor dat je elektronische archief op orde is en dat je het gemakkelijk kunt raadplegen. Misschien net zo belangrijk: de ergernis van ‘iets even niet kunnen vinden’ zal erdoor afnemen.
juiste mapje
Misschien wel de grootste oorzaak van tijdverlies: e-mail. Op de delete-knop drukken blijkt een kunst die weinig medewerkers beheersen. En dus raakt de mailbox overvol. En in welk van die vijf mailtjes stond nu ook alweer de uiteindelijke afspraak? Door e-mails over verschillende mapjes te verdelen, schep je al een beetje orde in de chaos. Maak hier een terugkerende gewoonte van: beoordeel elke mail na het lezen, en sleep hem naar het juiste mapje. De inbox (en ook de outbox, die wordt nogal eens vergeten) moeten lekker leeg zijn, dat geeft overzicht.
Houd stress op afstand met POWER
moeras
deal gesloten
balans
Het is nog een hele kunst om gezond aan het werk te blijven. Werken volgens het POWER-principe kan daarbij helpen. Houd je aan de volgende vijf stelregels en je bent op de goede weg:
- Pauzeer (P), juist als je het enorm druk hebt. Anders maak je ongelukken, omdat je impulsief wilt reageren. Door eerst rustig om je heen te kijken, maak je veel betere keuzes.
- Orden (O). Als je weet wat je wilt, moet, kunt en mag, is het ordenen zelf een leuke bezigheid. Door wanorde zinken creativiteit en energie weg in het moeras.
- Werk (W). ‘Gewoon’ je agenda volgen en aan de slag. Hiervoor heb je discipline en concentratie nodig. Het gaat het beste als je prettig wordt uitgedaagd in je bezigheden en vaardigheden.
- Excelleer (E), want niets is zo deprimerend als regelmatig denken dat je te weinig presteert. Als je lekker in het werk zit, is daarvan geen sprake: je doet waar je goed in bent, en je bent goed in wat je doet. Plezier in je werk is hier het uitgangspunt. Sta stil bij alles wat je goed gelukt is (een deal gesloten, een lastig telefoontje), geniet ervan en bouw het uit.
- Recreëer (R). Doe in je vrije tijd iets waar je flink veel plezier in hebt. Het maakt niet uit wat het is, en of je daar een hele dag of maar een halfuurtje van geniet: als je je werk maar eventjes helemaal loslaat. Dat is natuurlijk lastig als je het druk hebt, maar het tóch doen, zorgt voor meer balans in je leven.
Middelvinger
Er is geen vaste volgorde. In tijden van grote drukte pak je je POWER-hand (duim = P, enz.) en kies je één van de vingers. Wat heb je op dit moment het meeste nodig? En nee, dat is zeker niet altijd je middelvinger (= Werk).
Gescheiden
dierbaren
Probeer ook om je zakelijke e-mailadres te reserveren voor zakelijke contacten. Natuurlijk is het handig om per mail nog even snel een cruciaal ingrediënt voor het avondeten door te krijgen, en prettig als je dierbaren je kunnen bereiken. Maar vaak blijft het daar niet bij.
Als intimi en bekenden van je weten dat je jouw zakelijke e-mails altijd onmiddellijk opent, zullen ze daar zeker gebruik van maken. Houd het gescheiden, en laat zakelijke mail ook echt zakelijke mail blijven.
5.4.3 Het kantoor
digitaliseren
Niet alles past in twee bureaulades. In elke kantoorruimte staan kasten opgesteld, vaak met naslagwerken, woordenboeken en wetboeken. Maar ook rijen ordners, keurig op kleur. Die kasten moeten op plekken staan waar iedereen er gemakkelijk bij kan, en medewerkers er weinig of geen last van hebben. Zorg dat het overzichtelijk blijft. En als de kasten vol zijn, hoef je niet direct de Zweedse meubelmaker te bellen. Schoon eerst het systeem op, er kan vast wel wat weg. Het is raadzaam om de manier waarop je op je computer alles in mapjes hebt gerubriceerd, ook voor de papieren ordners te gebruiken. Daarnaast: misschien is dit een mooi moment om bepaalde zaken te digitaliseren?