3.3 Prioriteiten en doelen stellen
rapportage
muisklik
De echte hausse rondom timemanagement begon pas in de jaren negentig van de vorige eeuw. Sindsdien moet er ineens veel meer. Het is ook gemakkelijk geworden om veel te doen. Sinds de komst van internet hoef je voor het verzamelen van materiaal niet meer naar de bibliotheek. Ook door de komst van e-mail gaan heel veel zaken een stuk sneller. Een rapportage naar de andere kant van Nederland sturen? Vroeger deed je dit twee dagen van tevoren op de post, nu verstuur je de rapportage met één muisklik.
Eigen prioriteiten
vaststaande momenten
Tegelijkertijd is het managen van je werktijd veel ingewikkelder geworden. De Amerikaan Stephen Covey (1932) geldt als een managementgoeroe. Hij is echter de eerste die geneigd is om te zeggen dat timemanagement nauwelijks effect heeft. Als het tenminste blijft bij het maken van to-dolijstjes en het uitvoeren van activiteiten op vaststaande momenten. Het gaat Covey om het stellen van eigen prioriteiten, zaken die als eerste gedaan moeten worden.
Deze prioriteiten worden voor een deel opgelegd door je organisatie, maar ze moeten voor jou persoonlijk ook belangrijk zijn. Anders werkt het niet.
Als je prioriteiten voor iedereen – niet alleen voor jezelf, maar ook voor je werkomgeving – duidelijk zijn, lukt het veel beter om belangrijke zaken op tijd af te hebben en stress te vermijden. Bij Covey komen ook de termen uit het Eisenhower-schema weer terug, zoals de verslaving aan urgentie, de focus verplaatsen naar wat echt belangrijk is en het stellen van doelen. Zaken die ook in dit themadossier vaker voor het voetlicht worden gebracht.
Projectmanagement
eigen toko
onheilbrengers
Bij projectmanagement is volgens Covey één van de grootste problemen dat er weinig wordt samengewerkt. Elke projectmanager binnen een organisatie richt zich op zijn eigen toko. Met wat de andere projectmanagers doen, wil hij zo min mogelijk te maken hebben. Hij kan ze zelfs puur als potentiële onheilbrengers zien, omdat ze misschien de financiële middelen van zijn project beperken, of een beroep doen op zijn mensen. Kortom, negatieve energie. Het is als rijden op de weg. Als je daar alle andere automobilisten als hindernissen ziet door wie je misschien te laat gaat komen, genereer je alleen negatieve energie. En omdat je geen rekening met elkaar houdt, sta je al snel met z’n allen in de file.
Positieve energie
in verbinding
Negatieve energie is zonde. En onnodig, want alle projecten in de organisatie staan uiteindelijk met elkaar in verbinding: ze zijn inhoudelijk en cultureel van elkaar afhankelijk. Vaak zijn ook de uiteindelijke belangen gewoon hetzelfde. Als de projecten in de organisatie beter op elkaar worden afgestemd, zou dat juist een saamhorigheidsgevoel en positieve energie moeten geven, waarmee je organisatie betere resultaten kan boeken – en dus ook tijdwinst.
Persoonlijke groei als grootste goed
Covey stelt verder dat ‘persoonlijke groei’ de essentie van het leven is. Er is niemand die, als hij op zijn leven terugkijkt, treurig constateert dat hij eigenlijk nog veel harder had moeten werken. Door je continu te bezinnen op de dagelijkse prioriteiten die je op grond van je principes, rollen en doelen stelt, blijf je scherp en vul je je weekagenda (de uitgangsperiode van al het werk, zie ook hoofdstuk 5) op een optimale manier in. En dat leidt – zowel privé als maatschappelijk – tot persoonlijke groei.