3.2 Kostenvergoedingen
fiscale behandeling
Bij het uitbetalen van kostenvergoedingen aan werknemers via de salarisadministratie krijgt u te maken met diverse aspecten. Uiteraard met de fiscale behandeling ervan, maar ook of u zo’n kostenvergoeding in de loonstaat en aangifte loonheffingen moet opnemen. En u moet ervoor zorgen dat u de bijbehorende te bewaren gegevens op de juiste plek en lang genoeg bewaart (zie paragraaf 3.4 en hoofdstuk 5).
Onbelast vergoeden
altijd aanwijzen
Voor het onbelast kunnen vergoeden van kosten aan werknemers waarbij in eerste instantie sprake is van (belast) loon, moet u de kostenvergoeding altijd als eindheffingsloon aanwijzen. Anders moet u de kostenvergoeding als loon bij de werknemer verwerken.
Als er voor de betreffende vergoeding een gerichte vrijstelling geldt, gaat dit aangewezen eindheffingsloon niet ten koste van uw vrije ruimte. Geldt er geen gerichte vrijstelling, dan gaat het om regulier aangewezen eindheffingsloon dat wél vrije ruimte inneemt.
Bij een onbelaste vergoeding aan werknemers is een alternatief voor het aanwijzen als eindheffingsloon het bruteren ervan. Hierbij moet u de nettovergoeding herleiden tot een brutovergoeding, waarbij uw organisatie de loonheffingen voor haar rekening neemt.
Duidelijk
Dat u kostenvergoedingen aan werknemers aanwijst als eindheffingsloon kan blijken uit uw administratie, wat uiterlijk op het (fiscale) genietingsmoment van de vergoeding duidelijk moet zijn. U kunt dit echter ook al (vooraf) in de arbeidsvoorwaarden vastleggen. Hiermee maakt u aan werknemers duidelijk dat het bij het recht op de betreffende vergoeding om een onbelaste vergoeding gaat.