5.3 Spelregels
ingaan tegen
Buiten dat een cafetariaregeling niet mag ingaan tegen wat er in de wet en de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst is vastgelegd, gelden er nog andere (administratieve) voorwaarden. Die voorwaarden komen hierna aan bod.
Bij twijfel of je cafetariaregeling (fiscaal) goed in elkaar zit, is het raadzaam om deze ter beoordeling aan de Belastingdienst voor te leggen. De fiscus keurt je cafetariaregeling goed of af, maar doet geen uitspraak over de regeling als deze bepalingen bevat die in strijd zijn met de wet.
Reglement
evolgen
Sowieso moet je onderneming een reglement voor het cafetariasysteem opstellen. In dat reglement moeten alle voorwaarden staan waaronder deelname aan het cafetariasysteem kan plaatsvinden. De volgende onderdelen moeten in elk geval duidelijk omschreven in het cafetariareglement worden opgenomen:
- de toekomstige keuzemogelijkheden van werknemers;
- de mogelijke fiscale en andere inkomensgerelateerde gevolgen van het uitruilen;
- de eventuele uitsluiting van doorwerking van een uitruil in andere loongerelateerde regelingen;
- de gevolgen bij eventuele uitdiensttreding;.
geen discussie
Voorbeelden van (basis)artikelen die je organisatie in het cafetariareglement kan opnemen, zijn definities, algemene bepalingen, bronnen, doelen, deelname en keuze, en administratieve procedure. Het is van belang dat de regels van de cafetariaregeling van je onderneming goed zijn opgesteld, zodat ze voor alle betrokkenen duidelijk zijn en er geen discussie over kan ontstaan. Op rendement.nl/salarisdossier vind je een handig voorbeeldreglement.
Toekomstgericht
fiscaal nog niet genoten
uitruil niet meer mogelijk
tijdelijke afspraken
Voor het uitruilen mogen in principe alleen toekomstige (nog op te bouwen) loonbestanddelen worden ingezet, dus loon dat de werknemer fiscaal nog niet heeft genoten (zie ook paragraaf 6.1). Omdat afspraken over het uitruilen van arbeidsvoorwaarden alleen op de toekomst kunnen zijn gericht, moeten die afspraken tijdig worden gemaakt. Als een werknemer bijvoorbeeld zijn (belaste) eindejaarsuitkering wil uitruilen, moet je de afspraken hierover vóór uitbetaling van de uitkering vastleggen. Heb je de eindejaarsuitkering namelijk eenmaal uitbetaald, dan moet je deze op de reguliere manier belasten met loonheffingen en is uitruil ervan voor een andere (onbelaste) arbeidsvoorwaarde niet meer mogelijk. Het maken van afspraken in een cafetariasysteem die terugwerkende kracht hebben, is niet toegestaan.
Alleen als een werknemer een stuwmeer aan vakantiedagen heeft, is een uitruil van de (waarde van) in het verleden opgebouwde dagen algemeen aanvaard. Hierbij mag de werknemer wel alleen bovenwettelijke vakantiedagen uitruilen, en géén wettelijke vakantiedagen.
Korte termijn
Bij het uitruilen van arbeidsvoorwaarden moet het om tijdelijke afspraken gaan, dus om afspraken die slechts korte termijn gelden, maximaal één jaar. De uitruil mag geen permanent karakter hebben.
Realiteitswaarde
doorwerken
wijziging
heeft geen invloed
Het uitruilen van loonbestanddelen moet consequent doorwerken in overige loongerelateerde regelingen; een cafetariaregeling moet zogeheten realiteitswaarde hebben. Dat betekent dat de (tijdelijke) wijziging in arbeidsvoorwaarden moet doorwerken in zaken als de loondoorbetaling bij ziekte, het maandloon voor de vrijgestelde diensttijduitkering, de pensioengrondslag, de uitkeringsgrondslag voor de werknemersverzekeringen en de vakantiebijslag. De werknemer kan hier enigszins mee spelen, bijvoorbeeld door als bron voor de uitruil vakantiedagen te kiezen. Dat heeft immers geen invloed op het brutoloon en zal dus sowieso niet doorwerken in loongerelateerde regelingen.
keuze van onderneming
Een wijziging van de afgesproken beloning vanwege een incidentele afwijkende besteding van het loon heeft dus geen realiteitswaarde. Maar het is onder voorwaarden wel toegestaan om zo’n consequente verlaging van loongerelateerde beloningen, die voor de werknemer nadelig uitpakt, achterwege te laten. Het is dus uiteindelijk de keuze van je onderneming of een uitruil van loonbestanddelen al dan niet doorwerkt in andere loongerelateerde regelingen van de werknemer.
Het uitruilen van arbeidsvoorwaarden kan doorwerken in de vrije ruimte van je onderneming. Als de werknemer een stukje belast loon inlevert, daalt de totale fiscale loonsom van je onderneming en daarmee dus ook de beschikbare vrije ruimte.
Minimumloon
niet onder minimum
Het jaarloon van de werknemer mag door het uitruilen van arbeidsvoorwaarden niet uitkomen onder het minimumbedrag dat voor de werknemer geldt op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML).
Vastleggen
écht een uitruil
Bij een daadwerkelijke uitruil van arbeidsvoorwaarden moet je de gemaakte afspraken – zoals een tijdelijke verlaging van het periodieke brutosalaris – vastleggen in de arbeidsovereenkomst van de werknemer of in een aanvulling daarop. Het moet hierbij bovendien écht om een uitruil van loonbestanddelen gaan en bijvoorbeeld niet om een (verkapte) betalingsregeling.