7.3 Openbare aanbestedingen

veel meer ­papierwerk

Europese ­wetgeving

publieke sector

In de publieke sector worden offerteaanvragen boven een bepaald bedrag als aanbestedingen uitgeschreven. Een aanbestedingstraject is uitgebreider dan een offertetraject en er is veel meer papierwerk voor nodig: de overheidsdienst moet de aanbesteding zeer uitgebreid formuleren terwijl de leveranciers een gedetailleerde reactie moeten sturen vol garanties. Die officiële en uitgebreide communicatie heeft als doel dat overheidsfunctionarissen en verkopers niet meer kunnen frauderen of discrimineren. De regels moeten ervoor zorgen dat overheidsopdrachten transparant, non-discriminatoir en objectief worden aanbesteed. Dus zonder vriendjespolitiek of het bewust buitensluiten van partijen. Dat is tegenwoordig niet alleen een Europese wetgeving, het is ook vastgelegd in de Nederlandse wet. Dat betekent dat aanbestedingen volgens een groot pakket aan regels moeten verlopen. Werkt u in de publieke sector, wees u er dan bewust van dat u met de volgende regels te maken krijgt.

Richtlijnen voor aanbestedingen

Het aanbesteden is in bepaalde situaties wettelijk verplicht. Daar zijn verschillende Europese richtlijnen voor:

• Richtlijn Leveringen (93/36/EEG), gericht op de aanschaf van goederen, zoals de levering van kantoorartikelen, meubilair en hard- en software;
• Richtlijn Diensten (92/50/EEG), gericht op diensten als schoonmaakdiensten, accountancy en maatwerksoftware;
• Richtlijn Werken (93/37/EEG), gericht op (onderhoud van) bouwwerken;
• Voor de nutssector, het openbaar vervoer en de energiesector bestaat een andere Europese Richtlijn (93/38/EEG), die qua inhoud veel overeenkomsten vertoont met de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten.

Stappen

vastgelegd

De richtlijnen schrijven niet alleen voor vanaf welk moment u een aanbesteding moet uitschrijven, het traject is ook vastgelegd. Een aanbesteding bestaat uit verschillende onderdelen. Ten opzichte van ‘gewone’ offertetrajecten zijn er wel een aantal opvallende afwijkingen.

Publicatie

Staatscourant

De publicatie van de aankondiging van de aanbesteding moet u plaatsen in een vakblad of de Staatscourant. Deze publicatie is voor de buitenwereld de aftrap van het hele proces. U heeft juist al veel werk achter de rug. Die publicatie is namelijk uitgebreid. U moet aangeven of de aanbesteding openbaar is, wat de aanbesteding precies inhoudt en op welk moment de inschrijving start en afloopt.

bestek

Aan de hand van die publicatie zullen leveranciers contact opnemen voor meer informatie. Die informatie verschaft u in de vorm van zogenoemd ‘bestek’. Het bestek is een volledig informatiepakket.

De eisen en procedures

vergunningen

bewijsstukken

Een aanbesteding zit vol met procedures. Een aantal zijn belangrijk om te kennen:

• Vereisten voor de inschrijver. De inschrijver, dus de verkoper, moet aan minimaal drie eisen voldoen om mee te kunnen dingen naar de opdracht:
  • Hij moet al werk van vergelijkbare aard hebben vervuld.
  • Hij heeft de juiste vergunningen om het werk te mogen uitvoeren.
  • Hij betaalt netjes zijn belastingen en heeft voldaan aan zijn verplichtingen van socialeverzekeringsbijdragen.
• Om zijn bekwaamheid te kunnen aantonen, moet hij een aantal bewijsstukken kunnen overleggen:
  • opgave van werkzaamheden van vergelijkbare aard uitgevoerd in de afgelopen vijf jaar;
  • minimaal twee opdrachtgevers daarvan moeten verklaringen geven dat hij de toenmalige werkzaamheden goed heeft voorbereid en uitgevoerd;
  • in die verklaringen moeten staan: de aanneemsom; de uitgevoerde werkzaamheden; tijd en plaats van de uitvoering en een bewijs van succesvolle oplevering.
• Daarnaast wenst u als overheid een aantal garanties:
  • een verklaring overeenkomstig het gestelde in art. 11 lid 2 van het AWR-2001 (de Algemene wet inzake rijksbelastingen);
  • een verklaring met betrekking tot zijn betalingsgedrag als bedoeld onder ‘vereisten inschrijver’.

bankgaranties

Een andere opvallende regel bij aanbestedingen zijn de zogenoemde bankgaranties. De leverancier moet u van een bankgarantie voorzien. Vaak vragen overheden een bankgarantie voor 10% van de totale aanneemsom. Daarmee kunnen leveranciers zich bewijzen als stabiele partners.

Nog veel meer

Een aanbestedingstraject bevat nog veel meer eisen, procedures en criteria. Bijna te veel om op te noemen. Gaat u voor het eerst een opdracht aanbesteden, ga dan niet zomaar uit de losse pols aan de slag. Werk op de manier die u van de verkopers verwacht, pak er eerdere aanbestedingen bij als voorbeeld. Zo weet u exact welke stappen u moet zetten en hoe zo’n aanbesteding er uiteindelijk uitziet.