U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Rapporteren3. Schriftelijk rapporteren
Voor Organisatie & Leidinggeven

3. Schriftelijk rapporteren

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum: februari 2015

Van sommige werknemers in uw organisatie verwacht u meer dan een goede beheersing van hun vak. U ziet ook graag dat zij beschikken over uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Deze vaardigheden stellen hen in staat uiteenlopende schriftelijke rapportages op correcte wijze in te zetten. In dit hoofdstuk belichten we het doel van schriftelijk rapporteren, een aantal gangbare tekstvormen en aandachtspunten voor correct taalgebruik.

Schriftelijk rapporteren begint met het bepalen van uw schrijfdoel. Wat wilt u bereiken? Wie wilt u bereiken? Wat heeft u te vertellen? Gaat het om rapportage ‘top-down’, van het management naar de werkvloer, of juist ‘bottom-up’, van de werkvloer naar het management? Draait het om informeren, meedelen of om overtuigen? Elke doelstelling vraagt een andere aanpak.

3.1 Het waarom van schriftelijk rapporteren

De essentie van schriftelijke rapportage is dat u uw bevindingen, een visie, mening of standpunt zwart op wit vastlegt zodat derden er kennis van kunnen nemen. Schriftelijke rapportage kan bovendien vooraf worden verspreid ter voorbereiding van een mondelinge bespreking. Betrokkenen kunnen na lezing vragen om verduidelijking als bepaalde passages...

3.2 Kenmerken van een goede rapportage

Eerst en vooral moet duidelijk zijn voor wie de rapportage is bedoeld: de doelgroep. De beoogde lezer moet de schriftelijke rapportage kunnen begrijpen en erop kunnen reflecteren. Dit vraagt om begrijpelijke, heldere taal en een logische opbouw en ordening van gegevens. Als u weet voor wie u schrijft, kunt u uw stijl daarop aanpassen. Zo mag u in...

3.3 Tekstmodellen

Schriftelijke rapportage komt in vele vormen, afhankelijk van het doel waarvoor deze wordt opgesteld. Hierna volgt een opsomming van de meest gangbare tekstmodellen, met telkens een korte toelichting over de aard en doelstelling. 3.3.1 Betoog Een betoog is een document waarin u een standpunt of stellingname verdedigt met behulp van argumenten. Uw...

3.4 Tips voor verzorgd taalgebruik

Dit hoofdstuk sluit af met een reeks tips die u van pas kunnen komen bij het opstellen van schriftelijke rapportages. Lees ze op uw gemak door: Creëer rust voordat u gaat schrijven. Negeer uw e-mailbox en zet uw smartphone op stil. Moeite met de juiste toon? Schrijf zoals u zelf ook graag aangesproken wilt worden. Spreek de lezer zo veel mogelijk...