U bent hier

2. Vaste onderdelen van een offerte

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier MT Rendement
Publicatiedatum: september 2018

Een goede offerte leest als een brief. De beste offertes zijn dan ook met de hand opgesteld. De leverancier richt zich persoonlijk tot u en hij heeft uw behoeften voor ogen. Zijn aanbod vat hij samen in een document met een logische opbouw. Uiteraard is er ook aandacht besteed aan het uiterlijk van de offerte, want die moet er wel netjes uitzien. In dit hoofdstuk leest u aan welke eisen een goede offerte voldoet.

Als u een offerte ontvangt, kan die in verschillende vormen en volgordes zijn opgesteld. Er is geen wettelijk vastgestelde vorm voor offertes. Leveranciers hebben dus de vrijheid om een offerte op te stellen zoals ze dat willen.

video

ingrediënten

Zo kunnen ze het aanbod in een video tonen waarin ze meteen een artist impression hebben verwerkt. Een artist impression is een getekende weergave van een product dat nog niet bestaat. Zo’n impressie kunnen leveranciers ook verwerken in een presentatie die zij bij u op kantoor geven. Toch zullen de meeste offertes een vaste indeling hebben en ontvangt u die via de post of e-mail. In dit hoofdstuk leest u welke ingrediënten u in iedere offerte kunt verwachten.

Krijgt u een presentatie van de leverancier of stuurt hij een video als offerte, dan zal er ook altijd een ‘traditionele offerte’ bijgesloten zijn. De afspraken moeten zwart-op-wit staan. U moet de offerte namelijk ondertekenen om die te bevestigen.

Als een offerte op uw bureau ligt, moet de structuur meteen duidelijk zijn. Na een mooi vormgegeven voorblad kunt u eerst een samenvatting verwachten. Niet alle offertes hebben een samenvatting. In dat geval krijgt u direct de inhoudsopgave te zien. Ook de inhoudsopgave is niet vanzelfsprekend, want een kleine en korte offerte heeft geen...
De brief begint uiteraard met een aanhef. Het lijkt voor de hand te liggen om te starten met ‘Geachte heer/mevrouw’, maar u mag van de leverancier verwachten dat hij de offerte persoonlijker maakt. De offerte zal daarom uw naam als aanhef krijgen. Het laat zien dat de tegenpartij weet naar wie hij het aanbod toestuurt. U mag dan ook verwachten dat...
Na de aanhef begint de tekst van de brief. Hierin wordt de aanleiding voor de offerte genoemd. Ook uit de inleiding kunt u goed opmaken of de leverancier er tijd en energie in heeft gestoken. U mag erop rekenen dat de leverancier verwijst naar de aanleiding van de offerte. Bijvoorbeeld een telefoongesprek of juist een bezoek van een...
Na alle officiële plichtplegingen gaat de verkoper in de offerte richting het voorstel. Daarvoor wordt eerst ingezoomd op de huidige situatie. Zoals gezegd, is de offerte de schriftelijke opvolging van een verkoopgesprek. Daardoor zal de verkoper in de offerte eerst omschrijven welke situatie hij aantrof. Dit is dan de huidige situatie. Een goede...
Als de leverancier uw behoefte goed in kaart heeft gebracht, gaat hij over op het aanbod. In de hoofdbrief zal de verkoper het aanbod alleen op hoofdlijnen omschrijven. Misschien zoomt hij ook al in op een bijzondere technische specificatie, maar de uitgebreide specificaties kunt u waarschijnlijk in de bijlage vinden. Als u de offerte zelf heeft...
Bij een aanbod hoort een prijs. Zonder prijs kunt u niet van een offerte spreken, want het is immers een prijsvoorstel met een uitgebreide motivatie. Toch is het niet verstandig om de offerte op alleen de prijs te beoordelen. U moet het aanbod juist op een hele reeks factoren beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan de te gebruiken materialen, de...
Hoewel de hoofdbrief het meest persoonlijke en specifieke onderdeel is, heeft bijna iedere offerte ook bijlagen nodig. Deze zijn vaak juist wel gestandaardiseerd en toch erg belangrijk voor het voorstel. De leverancier neemt bijvoorbeeld productinformatie op in de bijlagen. Dit soort informatie zal minder specifiek voor uw situatie zijn opgesteld...
Nu steeds meer zakelijke informatie via de digitale weg verloopt, zult u ook offertes via de e-mail ontvangen. Als u dan toch een offerte op papier ontvangt, betekent dat niet meteen dat de verzender van die offerte ouderwets is. De offerte is bijvoorbeeld op bijzonder of luxe papier gedrukt. Dat oogt beter als het voorstel wordt doorgegeven dan...