5. Het beantwoorden van een offerte
Het ontvangen van een offerte is eigenlijk best een spannend moment. U wilt graag een leverancier vinden voor een opdracht, maar het moet wel binnen uw budget passen. Vervolgens wordt het nog interessanter, want nu moet u de offertes van leveranciers met elkaar vergelijken. In dat spanningsveld is veel winst te behalen, maar het betekent ook dat u met de leveranciers moet communiceren.
samples en monsters
verwachtingen
Verkopers zullen er werk van maken om hun offerte op een positieve manier bij u onder de aandacht te brengen. Daardoor bestaat de kans dat ze de offerte persoonlijk komen bezorgen, of ze voorzien hun aanbod van samples en monsters. Dat is allemaal nog vrij onschuldig, maar offertes kunnen ook bijlages hebben in de vorm van tickets of luxe relatiegeschenken. Het is goed om daar op voorhand al een beleid voor op te stellen; wat kunt u wel en wat kunt u juist niet aannemen? Is het bijvoorbeeld echt nodig om drie dagen in de Zwitserse Alpen te skiën om een offerte voor een te bouwen website te bespreken? Het aannemen van een royaal geschenk schept verwachtingen en brengt u in de positie dat u geen vrije keuze meer heeft.
Grote kans dat uw organisatie al een beleid heeft opgesteld voor het wel of niet aannemen van geschenken. Leef dat na. Als u een geschenk moet weigeren, kunt u dat ook verklaren tegenover de verkoper.
Steekpenningen
uit den boze
Het aannemen van steekpenningen is natuurlijk al helemaal uit den boze! Steekpenningen zijn geldschenkingen met als doel om een bevoorrechte behandeling te verkrijgen, niets meer en niets minder.
Relatiegeschenk vs. steekpenning
aangifte
referenties
Voor de gever zijn relatiegeschenken fiscaal aftrekbaar, steekpenningen niet. Het is handig om te weten waar de grens ligt, zodat u zelf ook die grens kunt trekken. Helaas is het niet zo eenvoudig. Een steekpenning is een strafbaar feit, maar het moet wel aantoonbaar zijn. Dat bewijs ligt in ‘het beïnvloeden van betrokken personen’. Als een inspecteur van de Belastingdienst dat ontdekt, zal hij zelfs aangifte doen. Dat is bijvoorbeeld het geval als de verkoper u een geldbedrag van € 5.000 aanbiedt, terwijl u een offerte heeft opgevraagd om uw klantenservice uit te besteden. Als u voor hetzelfde bedrag een bedrijfsbezoek in India krijgt aangeboden, is het al lastiger te bepalen. In dat geval wil de leverancier laten zien hoe de klantenservice door zijn Indiase werknemers wordt ingevuld. Dit is een twijfelgeval; u kunt dan ook om bewijs vragen in de vorm van referenties, foto’s, video’s en audiofragmenten. Op die manier voorkomt u de verdenking van het aannemen van steekpenningen.