3.9 Voorzieningen
Rond de voorzieningen die werknemers voor de uitvoering van hun werk gebruiken, kun je met nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen te maken krijgen. Bij zulke voorzieningen speelt de werkplek vaak een grote rol. Als fiscale werkplek geldt elke plek waar de werknemers werken en waar je onderneming arboverantwoordelijk voor is volgens de wet. Dit kan een kantoor zijn, fabriekshal, vergaderzaal, vrachtwagen, garage, park et cetera.
Als zowel aan de voorwaarden van een nihilwaardering als aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling wordt voldaan, moet je voorrang geven aan de nihilwaardering.
Hulpmiddelen
zakelijk gebruik
Verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (en vergoedingen) van hulpmiddelen die werknemers op de werkplek gebruiken maar ook daarbuiten kunnen gebruiken, zijn gericht vrijgesteld bij een zakelijk gebruik van minstens 90% en aanwijzing als eindheffingsloon. Voorbeelden van hulpmiddelen zijn apparatuur, instrumenten, gereedschappen, mobiele communicatiemiddelen et cetera. Sommige hulpmiddelen kunnen gericht zijn vrijgesteld omdat ze noodzakelijk zijn (zie hierna), maar als dat niet het geval is, kunnen ze dus alsnog onbelast zijn bij 90% of meer zakelijk gebruik.
Noodzakelijk
en dergelijke
naar redelijke oordeel
voorbeelden
Voor verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (en vergoedingen) van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt – onder aanwijzing als eindheffingsloon – een gerichte vrijstelling als de middelen noodzakelijk zijn. Dit is het noodzakelijkheidscriterium, dat inhoudt dat de hulpmiddelen naar het redelijke oordeel van je organisatie nodig zijn voor de werknemer bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. Wat als noodzakelijk kwalificeert, verschilt uiteraard per werknemer. Qua mogelijk noodzakelijk gereedschap en dergelijke apparatuur gaat het om middelen die dienen om iets te maken, te meten of te controleren en die meerdere keren zijn te gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn het fototoestel van een fotograaf, de naaimachine van een kledingmaker en ook kalibreerapparatuur om het benodigde gereedschap bedrijfsklaar te houden. Voorbeelden van mogelijk noodzakelijke computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn desktops, laptops, smartphones, dongels, simkaarten, printers en navigatiesystemen.
inleveren
Als extra voorwaarde voor de gerichte vrijstelling geldt dat de werknemer de voorziening moet inleveren – of de restwaarde ervan aan je organisatie moet vergoeden – als hij deze niet langer nodig heeft voor zijn werk.
Het zal gebruikelijk zijn dat de kosten van een noodzakelijke voorziening voor rekening van je organisatie komen, maar dat is geen verplichting voor de gerichte vrijstelling. De voorziening kan ook onbelast blijven als de werknemer er een eigen bijdrage voor moet betalen.
Wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium, dan hoef je voor de loonheffingen geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel dat de werknemer van de betreffende voorziening heeft.
Arbovoorzieningen
samenhangen met Arbowet
Voor de verstrekking en terbeschikkingstelling (en vergoeding) van verplichte arbovoorzieningen aan werknemers geldt een gerichte vrijstelling. Buiten dat je dit als eindheffingsloon moet aanwijzen, gelden als voorwaarden dat:
- de arbovoorzieningen direct samenhangen met de verplichtingen van je organisatie op grond van de Arbowet;
- de werknemer de voorzieningen (geheel of deels) op de werkplek gebruikt of verbruikt;
- de werknemer er geen eigen bijdrage voor betaalt.
veiligheidsbril
Arbovoorzieningen kunnen zowel op de werkplek als daarbuiten spelen. Als de werkruimte thuis als fiscale werkplek geldt, zijn onbelaste arbovoorzieningen ook daar mogelijk. Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn een veiligheidsbril, speciale beschermende kleding, een aanstellingskeuring, inentingen en een EHBO-cursus.