U bent hier

Onderneming & Administratie
…
Elektronisch factureren6. E-factureren overheid
Voor Onderneming & Administratie

6. E-factureren overheid

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum: augustus 2018

De overheid heeft een voortrekkersrol wat betreft elektronisch factureren. Sinds 1 januari 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronisch te factureren. Meer overheidsdiensten zullen in de toekomst volgen. Er zijn verschillende manieren waarop uw onderneming elektronisch facturen kan sturen.

voordelen

Elk jaar sturen ondernemingen zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Daarvan zijn er 1,5 miljoen gericht aan de Rijksoverheid. Het handmatig verwerken van deze papieren facturen kost de overheid veel tijd en geld. De (verplichte) overstap naar e-facturen levert de volgende voordelen op:

  • gemakkelijke verwerking van facturen;
  • snellere verwerking, omdat er geen papierstroom meer is;
  • geen fouten meer door handmatige verwerking;
  • goedkoper door minder print- en portokosten.

Voor de overheid is een e-mail met pdf geen e-factuur. Het moet gaan om een digitaal (XML-)bestand met vaste structuur. Hierdoor kan de overheid uw factuur elektronisch verwerken in haar systeem.

6.1 Verplicht e-factureren

De overheid wil stimuleren dat ondernemingen overstappen naar e-factureren. Om dat kracht bij te zetten heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken met koepels en brancheorganisaties uit het bedrijfsleven afgesproken dat leveranciers van de Rijksoverheid per 1 januari 2017 hun factuur elektronisch moeten indienen. Voor bestaande overeenkomsten...

6.2 Aanleveren factuur

De Rijksoverheid verwacht dus dat u e-facturen aanlevert. In het contract kan de Rijksoverheid eisen stellen over de wijze waarop u de factuur moet aanleveren. Zijn er geen afspraken gemaakt met de overheid, dan zijn er verschillende manieren waarop u een e-factuur kunt aanleveren: het e-factuurportaal van de Rijksoverheid (zie paragraaf 6.2.1);...